巡回連絡員業務の詳しい説明

ここでは時系列に従って巡回連絡員の勤務方法を詳しく説明していきます。センター側からの配布文章も参考にしてください。

註 巡回連絡員業務は現在(2019 年 8 月)のところ、本郷地区のみでの業務となります。駒場地区にはございません。

勤務表への記入

勤務前後、あるいは勤務途中に出勤表・出欠表への記入・捺印をします。
勤務表は浅野キャンパス(本郷キャンパスの隣)の情報基盤センターにありますので、忘れずに書きに行って下さい。

巡回中

巡回中に行うことはおおよそ次のとおりです。

  1. 開館時間内、かつ9:00-18:00の間に各端末室を巡回してください。
  2. 巡回を開始する際に、巡回連絡員であること、またこれから巡回を開始することを部屋にいる方に伝えましょう。
  3. 担当の各端末室において、端末・DVDドライブが所定の数設置されていることを確認したうえで、各端末の電源が入るかを確認してください。
    また、端末室の端末(端末の多い場所ではMac/Win両環境で複数台)でログインできるかの確認を行ってください。
  4. 巡回連絡員が解決できない端末故障が発生したら、センター側に報告してください。
  5. 複合機が設置されている端末室では、テスト印刷をしてみてください。
  6. 複合機の故障や紙切れについては、生協の管轄ですので生協第一購買部に連絡してください。
  7. ECCSに関する質問を受けるかは任意ですが、質問を受けた場合、相談員業務の詳しい説明を参考にして答えてください。
  8. 講義利用などで使えない時間帯についての掲示がある場合には、「各分散端末室の開閉室時間」のページを更新してください。また、巡回を行う前に当該ページを確認することをおすすめします。

勤務中困ったこと (障害の疑いや解決不能な問題、あるいは巡回中のトラブル) があったら tutors-hongoにメールを送って下さい。 但し、障害の検知など全地区に関係ある可能性のある事案が発生した場合、tutors宛てのメールを出し、情報基盤センターと全相談員に連絡を送ってください。

勤務報告

巡回中に端末を確認するたびにメモし、勤務報告を予め作成しておくとよいでしょう。

勤務報告に書くべき内容は次のとおりです。

  1. 巡回時間、利用人数、端末が正常に起動するか、複合機で印刷できたか、その他異常(あった場合)を、担当したすべての端末室に関して書いてください。
  2. 受けた質問をすべて書いてください。
  3. 回答内容も書いてください。「印刷の仕方」といった自明な質問の場合は解答を略してもよいです。
  4. うまく解決できなかった場合も遠慮なく書いてください。情報共有することで案外あっさり解決することがわかったり、センター側や相談員の努力で解決に向かう場合もあります。あとでフィードバックがあるかもしれません。ですから、なかった事にせず報告してください。
  5. その他、特筆するべき点や、センター側に報告したいこと、書きたいことがあったらあったら書いてください。

受けた質問・相談・異常などがない場合は、業務連絡フォーム(gm)で勤務報告を送る際に「質問・異常等なし」業務連絡フォームで勤務場所を選択する画面の次の画面に表示されます。この画面でボタン「登録」を左クリックした後の画面にも表示されます)にチェックを入れてください。この機能は補助的なものです。おおよその基準については、文書「相談員業務の詳しい説明」の対応する項目をご覧ください。

勤務後

勤務報告は、原則として勤務当日中業務連絡フォーム(gm)を使用してお送りください。これにより、メーリングリスト tutors-hongo を通して勤務報告メールが配信されるとともに、勤務スケジュールに勤務済みとして登録されます(紙の出勤表・出欠表への記入は別途必要です)。

  • 勤務報告メールが送信されていることを確認してください。送信されていなかった場合は tutors-hongo 宛てに、ECCS のメールアドレスから勤務報告メールを送ってください。
  • 勤務報告を出し終わったら、業務終了です。お疲れ様でした。