サポーターミーティング(2020年10月28日)

司会:中條
説明:中條
書記:金子
参加者:サポーター34名

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

事務連絡

最近の情報更新など

  • Zoomライセンス切り替え(11/20)・今後のウェブ会議システムの提供について(更新)

    • 以前から延期が続いていたZoomライセンスの切り替えについて、切り替え時期が確定しました。
    • 11月20日以降に大規模ミーティングやウェビナーを行いたいという問い合わせにはこの旨を案内してください。
  • New updates for October 26, 2020 – Zoom Help Center

    • E2Eミーティングのテクニカルプレビューが始まり、一般ユーザーでも利用が可能になったようですが、UTokyo Zoomで有効化されているかは確認できていません。
    • 「開始の何分前からホスト以外の参加を可能にする」という設定が追加されたようです。
    • オンライン授業検討会にて検討をお願いしています。

最近の事例から

Zoom

アカウント作成関係

Zoomアカウントの作成方法について
Zoomのアカウント招待メールを再送してほしい。
=>現在は、3月頃に一斉にお送りした招待メールを使用しなくてもアカウントを作成できるようになっております。
●Zoomのアカウント作成方法
https://utelecon.github.io/zoom/#zoom%E3%82%A2%E3%82%AB%E3%82%A6%E3%83%B3%E3%83%88%E3%81%AE%E4%BD%9C%E6%88%90
10桁ID@g.eccでZoomのアカウントを作れない
ECCSクラウドメールでzoomのアカウントを作ってしまった。必ず10桁@g.ecc.u-tokyo.ac.jpの形式のメールアドセルでアカウントを作成する必要があったと最近聞いたが作成しなおす必要はあるか。
=> 10桁@のメールアドレスでの登録が必須であることを伝えた上で,現在のアカウントのメールアドレスの変更を案内した。しかし,過去にアカウントを設定しようとした時に10桁@を登録してしまったようで,使用済みと表示された。アカウントの削除を希望されたので, https://groups.google.com/u/2/a/g.ecc.u-tokyo.ac.jp/g/utelecon-questions-group/c/cjIOkkK_Eg4/m/x2b-X5YJBwAJ を参照したところ情報システム部情報戦略課情報戦略チームにメールすることで削除可能なようだったが,まずは10桁@のメールアドレスでzoomにサインインできるようになっている必要があり,また使わないアカウントは放置しても構わないと伝えた。現在のeccsのメールアドレスのアカウントからサインアウトしていただき,10桁のものでサインインしなおしていただくことを提案し,先方も10桁@の方のアカウントを確認されるとのことで終了した。
  • 任意@g.eccのアカウントがもはや不要というケースなら、それは放置して新しく10桁@g.eccで作成しなおして結構です。
Licensedにならない
eccsのアドレスを使ってメールアドレスを所得した結果Basicになってしまった。Proに変えることはできるか。
=>質問内容把握のため(任意文字列)@g.eccで登録したのかお伺いしたところ、10桁@g.eccで登録したとのことだった。40分でミーティングが終了してしまうのが本当の問題のようで、「ログインしているアカウントが違う」「有効化に時間がかかっている」などの原因を検討した。
  • BasicがUTokyo Zoomになるまでに1時間待つ必要があります。
  • BasicがLicensedになるまでに1時間待つ必要があります。
    • Zoomのアプリ上では、「Licensed」の他に「PRO」「認証済み」などの表記が確認されていますが、いずれの場合でも正しくライセンスが付与されています。
  • ブラウザからプロフィール欄を確認するのが確実です(下記のようになれば正解)。アカウントプロフィール欄ではBasicなのにUTokyo Zoomになることがあるので確認には適しません。

    – ライセンスタイプ ライセンス済み
    – ミーティング 500参加者
    – ウェビナー 500参加者

今まで使っていたZoomにサインインできない

Zoomその他

適切なZoomのアカウントでログインできない
zoomで作成したミーティングについての相談。
ローカルで作成したミーティングが40分で終わってしまった。また、投票機能が使えなかった。
①ローカルでのZOOM機能が無料版のようになってしまっているので、フル機能を使いたい。
②取り急ぎ2時間のミーティングをセットしたいのだが、WEBサイトで作ればよいのかを確認したい。

=>対応を調べる前にご自身で解決された。(zoomの全てのサービスをログアウトし、PCでローカルにログインしたところミーティングを作成できたとのこと。)おそらく、ローカルで大学のアカウントと、無料版のアカウントの両方を使われており、無料版の方にログインされていたのだろうという旨を伝えた。また、「投票機能付きのミーティング=40分で切れないミーティング」の理解であっているかと質問されたので、投票機能も40分以上のミーティングも大学のZoomで使用可能な機能なので、あっていると答えた。
トラブル対応はできなかったが、最後に、「お忙しいのに、ご対応いただきありがとうございます。相談に乗ってくださっているという安心感で落ち着くことができました!!」という言葉をいただいた。

  • Zoomでライセンスの問題が発生している場合は、誤ったアカウントでログインしてる場合も多いので、一度ログアウト=>ログインを試してもらうと良いケースが多いです。
  • 投票機能も40分以上のミーティングもZoom Pro以上でないと使えない機能なので、「投票機能付きのミーティング=40分で切れないミーティング」の理解は正しいです。
  • ただし、インスタントミーティング(Zoomアプリ上の「新規ミーティング」から始めるミーティング)では投票機能が使えないので注意してください。授業で使うことはないと思いますが。
  • Zoomのライセンスが正しく付与されているか確認する場合、現時点ではプロフィール欄の「ライセンスタイプ ライセンス済み」の表示を確認するのが確実です。
  • 11/6現在、Zoom社が教育機関ドメインのアドレス(ed.jp, ac.jpなど)の無料アカウントを対象に、40分の時間制限を取り除いています。
  • さらに、 @g.ecc.u-tokyo.ac.jpで終わるアドレスのアカウントは、接続数が最低でも300になります。
  • 「ライセンス済み」の表示を確認する以外に、正規の手順で作成した大学提供のライセンス済みアカウントかどうかを判別する方法はクラウド録画の可否を確認するくらいしかありません。
Zoomで設定したミーティングが消えている
(教職員)Zoomにサインインしても夏学期の講義や(すでにURLを周知した)今週の講義の情報が見えない。
=>別のZoomアカウントで夏学期の講義や今週の講義を設定していた可能性を確認しましたが、別のZoomアカウントのほうでも見えないとのことでした。オペレータでの解決が困難と判断し https://utelecon.github.io/supports/#%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%AB%E3%82%88%E3%82%8B%E3%82%B5%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88 のZoom専用テンプレートを使ってメールで問い合わせることを案内しました。
  • 謎。さらなる事例の共有が待たれます。
  • URLからホストのアカウントを確認する方法は一見なさそうです。今のところ、ホストの名前しか確認できていません。
同時に複数の部屋をホストしたい
ZOOMを用いてイベントを行いたい。同時に複数の部屋で分科会を行うために、分科会の数の部屋を私が用意し、それぞれに代替ホストに設定した。
昨日試しに2部屋を同時刻にミーティングを開始したところ、一方が強制的に閉じてしまった。解決方法を知りたい。
=>Zoomでは「複数のミーティングを同時に開催することはできません」となっているため、1つの大学のZoomライセンスしか使用できない状況ではブレークアウトルームの機能を使用することを推奨した。
(参考)
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/206122046-%E5%90%8C%E6%99%82%E3%81%AB%E8%A4%87%E6%95%B0%E3%81%AE%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%82%92%E3%83%9B%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%99%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%81%AF%E5%8F%AF%E8%83%BD%E3%81%A7%E3%81%99%E3%81%8B-

Zoomのブレークアウトルームは下記のリンク先のページの手順に従って設定・使用することができると案内し、わからないことがあれば質問対応できることも併せて伝えた。
https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/breakout.html

URLは事前に送付してあるので、同じURLで対応したい。
=>事前に送付されたURLにてミーティングを行う場合について、「公式に情報のあるものではございませんので、うまくいくという保証をすることができません。事前に試行をしていただく必要があります。」とした上で下記方法を案内した。

* 事前に作成したミーティングについて、代替ホストは作らず、ホスト前の参加を可にする
* 質問者様がミーティングを作成した以外のアカウント(サブアカウント)をご用意いただき、それぞれのZoomルームの巡回にはそのアカウントを用いる

ミーティングを作成したアカウントで巡回したり、代替ホスト権を与えたりするとミーティングは落ちてしまうかと思われること、事前試験を行っていただき不可能そうであれば、公式に案内があるわけではないので断定することはできないものの、URLを変更する必要が生じると思われること、その際にはブレークアウトルームをご使用いただくことを推奨することを案内した。

「事前に作成したミーティングについて、代替ホストは作らず、ホスト前の参加を可にする」について、
1. その部屋で待機する人にはただの参加者として参加させるということか、それともホスト権限を委譲するということか
2. 「ホスト前の参加を可にする」で設定した場合、元々のホストである私がどこかの部屋にホストとして入室しない限りは、部屋はそのまま使用し続けられるということか

1点目のご質問について、留学生の方にはただの参加者としてご参加いただくことになること、そして重要な補足とことわりを入れつつ、「Zoomのミーティングの編集から、代替ホストのメールアドレスを削除いただくのが安全です。代替ホストの削除を行うと削除された人にメール通知が行くので、混乱を招かないように事前にお知らせしたほうがよいかもしれません。」と案内した。
(メール通知についての参考)
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005756143-%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E3%82%92%E5%A4%89%E6%9B%B4%E3%81%99%E3%82%8B

2点目の質問について、「ミーティングを作成した質問者様のアカウントでホストとしてではなく、巡回に別のアカウントを使用いただくと、部屋を使用し続けられるということです。ただし、繰り返しになりますが、公式にある情報ではないため、事前試験を行っていただく必要はあります。」と案内した。

事前試験について、代替ホストの削除などを行う前に、別に事前試験用の複数のミーティングを立て、複数のミーティングを上記の方法で立てることができるかを事前試験していただくことを推奨すると案内した。

  • ホスト前の参加を可能にした場合でも、同時間帯にミーティングを設定した場合、いずれの会議室でも「ホストは他のミーティングを行なっています」のメッセージが表示されて、ホスト以外は参加できないはずです。https://support.zoom.us/hc/ja/articles/206122046-%E5%90%8C%E6%99%82%E3%81%AB%E8%A4%87%E6%95%B0%E3%81%AE%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%82%92%E3%83%9B%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%99%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%81%AF%E5%8F%AF%E8%83%BD%E3%81%A7%E3%81%99%E3%81%8B-)

    Zoomでは、複数のミーティングを同時に開催することはできません。ホストが別々のミーティングを同時刻にスケジュール設定したことで同時開催のミーティングが発生し、両方のミーティングでホストの前に参加を有効にした(またはいずれかのミーティングは代替ホストで開始)場合、以下の問題が発生します

  • (11/17追記)上記ページの英語版Zoom Help Center- Can I Host Concurrent Meetings?を参照すると、以下の通り、はじめに挙げられている日本語版とは正反対の記述があります。

    Licensed users on Enterprise, Business, and Education accounts can host up to 2 meetings at the same time. Both meetings need to be started by the original meeting host and cannot be started by an alternative host. The host can leave the meeting and pass host privileges to another user if needed.

  • 実験してみたところ、結論としては英語版のページにある通り、UTokyo Zoomのアカウントでlicensedとなっているユーザーであれば同時に二つのミーティングを開催できるようです。
  • ただし、この場合デスクトップで双方のミーティングに参加することはできません。従って具体的な対応としては、以下のようなものが考えられます。
    • まず一つミーティングをホストとして開始した上で、そのミーティングを終了させない形で退出し、もう一つのミーティングを開催する
    • パソコン・タブレット・スマートフォンの中から異なる種類の二つの端末、もしくはブラウザを利用して、二つのミーティングを開催する
  • 他にも複数の方法が考えられますが、現時点では非常に複雑な状況になっているようなので、詳しくはECCS hacks- Zoomで同時に複数のミーティングをホストするをご覧ください。
  • ブレイクアウトルームの利用以外で今回の要件を満たすのは困難だと思います。
  • ブレイクアウトルームの利用ついては、第一回オンライン授業情報交換会「グループワークをする」が詳しいので、適宜案内に使ってください。(https://utelecon.github.io/events/2020-luncheon/

Webex

Webexで音が聞こえない
Webexで自分ひとりだけ、音が聞こえない。動画などは問題なく音声付きで確認できる。
=>Webexのスピーカーが正しく設定されているかを確認するため、「Webexのミーティングの下のほうに「ミュート解除」という項目があると思います。その右側の矢印をクリックしていただき、スピーカーが正しいものに設定されているか確認いただけますでしょうか」と案内した。
スピーカーの動作確認を行うために、utelecon上のwebexに関するページから、接続テストサイトを案内した。その後、「ユーザー認証に失敗した」と表示され、会議に参加できないとのことだったので、webexが大学アカウントか確認してもらい、大学アカウントであると確認できた。
しかし、テストサイトはそもそも学外者でも利用できるため、「ユーザー認証」が何を指すのかに疑問が残る。
もう一度テストサイトに入れるか試してもらうと、無事に入れたとのことだった。
その後、ミュートボタン右方にある矢印から、設定を開きスピーカーのテストをしてもらったところ、無事成功したようだ。
また、使用しているスピーカーも1つであり、動画再生時と教員の音声が別々のスピーカーから流れていた可能性もないようだった。
現状スピーカーには問題がなく、授業中も音声付きの動画は普通に視聴できていたようなので、授業中に突発的な接続トラブルがおきたのではないかと考えた。
明確な原因を探し出すことができず、質問者を長く待たせている状態だったので、確実ではないが授業中に接続トラブルが起きたと考えられ、オペレーターでの対応が困難であるとの旨を伝え、QAフォーラム・メールによるサポート窓口を案内した。
  • 個人的な経験からいえば、Webexアプリの再起動で治るケースが多いです。また早急な対応が必要な場合のワークアラウンドとしては、他のデバイスからの視聴を案内することも一つの手でしょう。
  • テストサイトの利用にはログインは必要ないはずなので、なんの「ユーザー認証」が必要とされたのかはわかりません。
Webexの時間制限について
東大アカウントでのWebexに時間制限はあるか。
=>「ない」とお答えしたが、24時間の制限はあるかもしれないとSlack上で指摘された。Webexのサイトによれば、無料版では50分、通常の(ビジネス用の)有料版では24時間であるが、東大のライセンスについては不明。

ITC-LMS

ITC-LMSで仮登録していた科目が表示されなくなった
研究生でITC-LMSにて仮登録をしていたが今日(10/16)にすべてのコースが表示されなくなった。サイトによると履修登録期間は10/19までとのこと。
=> ITC-LMSの公開範囲の設定について科目を担当する教員に問い合わせ変更をお願いしていただくよう伝えた。また、履修登録・単位について不安な点があるご様子だったため、履修については各研究科へ問い合わせていただくようお伝えした。
仮登録者が教材のダウンロードをできない
ITC-LMSで仮登録者のみ教材のダウンロードが出来ない
=> https://www.sodan.ecc.u-tokyo.ac.jp/faq/itclms-allow-audit/ をチェックして貰ったところ、

* 「履修者範囲設定」を「履修登録者+仮登録者」にしてある
* 「履修確定以降」の「履修者範囲設定」のチェックも外してある
* 他の学生は資料をダウンロード出来る

とのことだった。こちらでは解決出来ないのでメールでのサポートを紹介した。

聴講する授業におけるITC-LMSの扱いについて
研究生が授業を聴講する場合、履修登録後に担当教員がITC-LMS上で、履修登録期間外も仮登録をできるよう設定をする必要があるとのことですが、どうすればよいかわかりません。
=> https://www.sodan.ecc.u-tokyo.ac.jp/faq/itclms-allow-audit/ を案内した上で「「履修者範囲設定」を自動的に「履修登録者のみ」に変更する」のチェックを外さなければ、履修確定前に履修者登録していた場合でも確定後は閲覧できなくなることを補足した。

クラスサポーター関係

クラスサポーターの謝金について①
クラスサポーターの実習報告を8月末に行ったが、学生から謝金がまだ入金されていないとの問い合わせを受けた。入金がまだなだけか、手続き漏れかの判断がつかないので確認してほしい。
=> クラスサポーターの個別事例についてチャットサポートで案内することはできないと説明した上で、 https://utelecon.github.io/supporters/class_a#問い合わせ先 を案内した。また、 https://utelecon.github.io/supporters/class のお知らせ欄に8/27時点で「謝金支払につきまして、現在手続き中のため、実際の支払いにはまだ時間を要します。ご不便をおかけしますがご了承のほどよろしくお願いします。」との案内が記載されており、その後更新されていないため、まだ手続き中である可能性も考えられると伝えた。
クラスサポーターの謝金について②
現在秋学期のクラスサポーターとして登録しているものです。授業担当教授によるとサポーターに登録していただいたようなのですが,その連絡が私のメールアドレスにきておらず,口座などもご連絡できていない状態です。
遅れなどが報告されておりますでしょうか。ご教示いただけると幸いです。

=> https://utelecon.github.io/supporters/class_a#%E5%95%8F%E3%81%84%E5%90%88%E3%82%8F%E3%81%9B%E5%85%88
から問い合わせていただくようお伝えしました.

クラスサポーター制度について
1点目:オンライン対面併用になったらTAの仕事として通勤して講義時間中対応しなくてはいけないのか?また、クラスサポーターをオンライン対面併用に伴う機器トラブル等対応のため利用できるか?
=>クラスサポーターはTA業務を補完する制度。「ハイブリッド授業など登校が必須になるような仕事についてはクラスサポーターとなる学生が無理なく引き受けられる場合に限」る。部局等のTAのルールにおいて対面併用時の授業時間中の対応がTA業務の範囲を超えており、かつクラスサポーターとして無理なく引き受けることができる方がいる場合はクラスサポーターをつけることができると考えられると案内した。
2点目:クラスサポーター制度利用申請はいつまでか
=>11/30まで( https://utelecon.github.io/supporters/class_a 参照)

その他:併用型が増えると機器トラブル等発生すると思うので、サポートの在り方などさらにご検討いただけると嬉しいとutelecon担当の先生や事務の方などに共有していただけると嬉しい、とのコメントをいただいた。

その他

授業動画の公開について
zoomで行なった授業の録画を毎回公開すべきか、学生の非常時のみ公開すべきか。
=>このコモンサポーターは技術的なサポートが主であり、録画の公開は成績評価方法に関わることであり教員の自由であろうとお答えした上で、自分が実際に履修している授業についての情報を提供した。
  • 各部局ごとに方針が出ている場合もあるので、部局の事務に確認してもらっても良いかもしれません。
ECCS端末でイヤホンが認識されない
ECCS端末でイヤホンをプラグに挿しこんでも、本体から音声が出力されてしまう。
=>一般的なmacの場合だ「システム環境設定」「サウンド」「出力」で設定できるとお伝えした。
また情報教育棟には現在システム相談員がいるので、相談員が実地で対応することも可能であることもお伝えした。
「出力のタブに内蔵スピーカーしか表示されておらず、イヤホンを認識していないようにみえます。」とのことだった。
使い終わったら元に戻していただく必要があることをお伝えした上で、相性の問題もあるかもしれないので、イヤホン延長を使わずに直接本体に挿していただくと良い可能性があると案内した。結果、イヤホン延長コードのプラグがパソコンから抜かれていたことが原因とわかり解決した。
  • 相談者が大学の構内にいる場合で、対面での対応が必要だと判断した場合には、駒場と本郷で対応をしているECCS相談員を案内してください。
  • (本件と直接は関係ありませんが、)マイク付きのイヤホンの場合は、延長コードごと挿しなおさないとマイクが認識されないという事象が確認されているとのことです。(参考
電話での対応について
電話による問い合わせ先を知りたい
=> inquiriesは電話を受け付けていないため、メールの返答を待つようにお願いした。
  • 情報基盤センターは電話での対応も行っていますが、テレワークで対応できる人数も限られているようです。基本的には電子メールでの問い合わせを案内してください。
部局単位で導入されているサービスへの対応
「UTokyo email」が使用できない。
=>
ECCSクラウドメールのことと考え、 https://hwb.ecc.u-tokyo.ac.jp/wp/literacy/email/initialize/ を案内した。

しかし、ECCSクラウドメールではなく、 @edu.k.u-tokyo.ac.jp のメールであるとのことだった。これは新領域創成科学研究科の独自のG SuiteであるFAppsのメールアドレスであるため、新領域の問い合わせ先 https://sites.google.com/edu.k.u-tokyo.ac.jp/network/%E3%83%88%E3%83%A9%E3%83%96%E3%83%AB%E3%81%A8%E5%AF%BE%E5%BF%9C%E7%AA%93%E5%8F%A3?authuser=0 を案内した。
ただ、上記は新領域のシステム関係全般の案内であるため、FAppsの https://sites.google.com/edu.k.u-tokyo.ac.jp/fapps/%E3%83%88%E3%83%A9%E3%83%96%E3%83%AB%E3%81%A8%E5%AF%BE%E5%BF%9C%E7%AA%93%E5%8F%A3 がより適していたかもしれない(もっとも連絡先は同じなので問題にはならないだろう)。
後で調べたところ、FAppsのアカウント初期設定方法が https://sites.google.com/edu.k.u-tokyo.ac.jp/fapps/%E3%83%AD%E3%82%B0%E3%82%A4%E3%83%B3/%E3%81%AF%E3%81%98%E3%82%81%E3%81%A6%E3%81%AE%E3%83%AD%E3%82%B0%E3%82%A4%E3%83%B3 に書かれていることがわかった。これを案内できればより親切だったかもしれない。

また、「zoom登録に必要のメールアドレス」であると言われたが、少なくとも全学のZoomに関してはECCSクラウドメールを使うため、新領域創成科学研究科における独自の対応がある場合はこのチャットでは分からないことを断った上で、その旨を案内した。

  • 部局ごとにGSuiteやZoom、Webexを導入しているケースがあります。現在把握している限りでは、新領域のGSuite(FApps)や理学部のWebexなど。
  • 一般的なことであればサポートできると思いますが、必ずしもコモンサポーターでサポートする必要はありません。部局の問い合わせ先を案内してください。
公開日
更新日
編集者
Sae Tokunaga