司会・説明:中條
書記:竹内
参加者:サポーターn名
オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。
最近の事例から
Zoom
アカウント作成について
=>Zoomのアカウントは共通IDと紐づいているので、アドレスの変更は問題ないこと、またZoomのアカウントの方でメールアドレスを変更するとライセンス解除の恐れがあることをご案内した。
=>Googleアカウントでサインインしていないことを確認して,サインアップをするように案内した。サインアップに際してエラーが出たようだが,パスワードの要件を満たしていないことが理由であったようだ。
- Zoomのアカウント作成手順は、動画にもまとまっているので、必要に応じて案内してください(東京大学でのZoomアカウントの作り方 – YouTube)
=> 上と同じ方。 https://www.sodan.ecc.u-tokyo.ac.jp/meeting/2020%E5%B9%B410%E6%9C%887%E6%97%A5/#i-received-an-email-with-a-consolidate-into-account-button-when-creating-an-account と同じ事例。”Consolidate into Account”などと書かれたボタンがあるか確認したら、あるとのことだったので、それを押せばよい旨案内した。
- 日本語が表示される場合と英語が表示される場合があるようですが、条件はわかっていません。
ウェビナーについて
=> Zoomウェビナーライセンスの提供( https://utelecon.github.io/notice/zoom-webinar )をご案内しました。ところがセミナー開催日は今週金曜日で、申請フォームの申込締切(2週間前まで)を過ぎていた。直前に付与できるかどうかは、確実なことは言えないので、メールサポートへのお問い合わせをお願いしました。また、Zoomライセンス切替はまだ実施されていなかったことを思い出したので、マイプロフィールでウェビナーライセンスが付いていればスケジュールまでは可能だと伝えた。
- UTokyo Zoomのライセンスの切り替えまでは、申請せずにウェビナーを開催することが可能です。
- ウェビナーの予約時と開催時にライセンスが付与されていれば、予約時と開催時の間にライセンスが付与されない期間があっても、問題なくウェビナーを開催できます。ただしその間は予約情報の編集や確認はできません。(Zoom ウェビナーライセンスの提供 | utelecon.github.ioより)
- このページは内容が一部更新されていないようです。
- ライセンス切り替え日が決まりましたので、今後広報されます。
=>csvをメモ帳で開き、再度”名前をつけて保存”をし、その際”BOMなしUTF-8″という形式で保存していただくことにした。
=>同じ方が再度いらっしゃって、csvファイルの大きさによって文字コードがうまく反映されなかったとのことだった。
- BOMとはテキストの先頭に付与される数バイトのデータで、文字コードや符号化形式を判別するためのものです。
- ZoomでCSVを扱う場合には、CSVファイルのエンコードはUTF-8にする必要がありますが、ZoomではBOM付きのUTF-8はうまく処理できないようです。一方、ExcelのUTF-8でのCSV出力はBOM付きしか出せません。そのため、Excelから出力したCSVをZoomに直接読み込ませると上手く処理できません。
- Windows 10のメモ帳ではUTF-8のBOMなしとBOMありの両方が選べますが、Windows 8.1のメモ帳ではUTF-8での保存はBOMありでしかできません。
=>相談者の状況を確認しながら、操作を進めてもらったところ、メールアドレスが同じ参加者を再度招待することはできないようだった。そのため、一度全ての登録をキャンセルすることを案内した。その後、キャンセルの手順がわからないということで、ウェビナーの再作成を提案した。
- ウェビナーの登録者リストから、「登録をキャンセル」を選択することで、一人づつ(あるいは全員分)の登録がキャンセルできるようにみえます。(Importing Webinar Registrants Via CSV – Zoom Help Center)
=>招待メールは送信されていない可能性が高いことを伝えた。
- 英語版のヘルプ“Importing Webinar Registrants Via CSV”には「インポート後に招待状を送信します」というオプションが載っていない。販売代理店である日商エレクトロニクスによる日本語訳「CSVを使ってウェビナー登録者をインポートする」のスクリーンショットには映っている。(英語版が更新されていないだけ?)
=>「ウェビナーのメールは、利用可能な場合、登録者のZoomプロフィールの言語で送信されます。」とのことだったのでそのように案内をした。
この場合参加者の方はcsvデータでzoomアカウントを持っている方にのみ招待メールを送ると考えられます。そのため、英語話者の方には英語で、それ以外の日本語話者の方には日本語で招待メールが送られると考えられる。
参考:
https://zoom-support.nissho-ele.co.jp/hc/ja/articles/360025015492-ウェビナーメールの設定」
- 「zoomアカウントを持っている方にのみ招待メールを送る」は誤りで、Zoomアカウントを持っていない人にも招待メールは送られる。その場合、「ユーザーが登録ページを参照している言語で送信され」る。
- ウェビナーメールの設定(Zoom×日商エレクトロニクス)
- Customizing webinar email settings(Zoom Help Center)
ブレイクアウトルームについて
=>ブレークアウトルームの事前割り当てを使用するには以下の条件を満たす必要があります。
・参加予定者がZoomアカウントを持っていて、事前割り当てに使用したメールアドレスに対応するアカウントでミーティングに参加する。
・ブラウザ(web client)からミーティングに参加しない。
・学外者を事前に割り当てる場合は、CSVを使用する。
・ミーティングが登録必須の場合、学外者は事前割り当てができない。
・最大200名。
ミーティングが学外者・学外者混在で開催予定とのことだったので、学内者については東大提供のアカウントを使用することを推奨した。
●事前割り当てに関する公式説明(英語)
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360032752671#h_94a5b1d6-4d7d-47e7-aa09-99d5e03bcaa4
●CSVファイルの設定方法(神戸大学)
https://lecturehub.kobe-u.ac.jp/zoom/teacher/breakout/
=> https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360032752671 に”You can only pre-assign participants that have a Zoom account (internal or external Zoom users).”とあり、特に混在を妨げる記述は見当たらなかったので、できると回答しました。
上記のブレークアウトルーム事前割り当ての条件を満たさない参加者がいた場合、その参加者のみ手動割り当てをすれば良いのか。それとも全員割り当てを手動で行う必要があるのか。
=>質問者様が本日テストをされた際に、Zoomのソフトウェアが「一部の参加者しか事前割り当てができなかった」という挙動をした、とのことだったので、条件を満たさない参加者だけ手動振り分けになるものと考えられます。確実な根拠は無いので、推測であると断った上で回答しました。
=>部屋を移動できなかった方が使用しているアプリのバージョンが古いことが原因であると考えられます。お手数ですが、部屋を移動できなかった方に、アプリをアップデートしていただくように依頼をお願い致します。
部屋の移動には、バージョン5.3.0以降のアプリが必要になります。
(参考)
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360049041052
Zoomアプリの最新版へのアップデート方法はこちらをご覧ください。
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362233
- 最新版では(ブレイクアウト作成時に設定することで)共同ホストを付けなくても自由に移動できる。
- ややbuggyな挙動があるようにも見える。
- 共同ホストの移動は以前からできるので、共同ホストが移動できなかったなら、バージョンの問題ではなく、「メインルームからは割り当てられた部屋にしか行けず、行った先の部屋から他の部屋に行くことはできる」という挙動の関係かもしれない(特に、どこにも割り当てられていないとどこにも行けない)。
- タブレットやスマートフォンではブレイクアウトの機能に制限がある。
Zoomその他
=>ブラウザにURLをそのまま入力したら解決した。
- リンクが途中で切れていたなどの可能性が考えられる?
- URLを入力しても解決しない場合は、ミーティングIDを直接入力することで入室できる場合もあります。パスコードにはURLの ?pwd= の後ろの文字列を入力することで参加できることが報告されています。(https://www.sodan.ecc.u-tokyo.ac.jp/hack/zoom-paste-url-to-app/)
=>まずは、以下のZoom公式のヘルプページからクラウド録画の簡単な編集方法が参照できることをご案内した。
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115003001383
その上で、webポータルの「録画」から、編集したい動画のトピックを選択し、更にサムネイル選択すると新しいタブで動画が開くこと。そして右下のはさみのアイコンをクリックし、開始時点と終了時点を選択していただくことで再生範囲のセットを行える、と内容を簡単にご紹介した。
また、出典を見つけることはできなかったが、手元で確認する限り、開始時点と終了時点の選択しか出来ない可能性があることを伝えた。削除したい部分が、動画の最初や最後ではなく、途中にある場合、そこを部分的にカットするということは難しいかもしれない。
以上の案内で希望の作業が行えなかった場合は、動画を一度ダウンロードしたのちに編集するように伝えた。
ご参考として、オンライン授業情報交換会第11回での動画編集の方法の説明を紹介した。
https://utelecon.github.io/events/2020-luncheon/luncheon_11_slides.pdf#page=4
ちなみに以上の補足にも関わってくるが、
You can also set a playback range for the shared video so that it starts and ends at the times you specify, removing unneeded portions from the beginning and end.
Playback range does not trim your recordings. If the recording is downloaded, it will still be the original length, regardless of the playback range you set.
という文言がヘルプページにある。つまり、playback rangeの設定はできるけど、trimはできない、ということらしいので、trimという単語は私が思っているようにデリケートな定義で使われているのかもしれない(?)
https://www.sodan.ecc.u-tokyo.ac.jp/meeting/2020%e5%b9%b410%e6%9c%8814%e6%97%a5/#i-want-to-trim-cloud-recording
について、このトリムという言葉をそこまで深く読み込む読者はいないと思うが、念のため共有。
途中の抜き出しができないと明言している訳ではないが、どうもそういう風に読めそうだという結論なのですが、どなたか詳しい方がいれば教えてください。
- 先週も同様の事例を扱った(サポーターミーティング(2020年10月14日)#クラウド録画のトリムをしたい)。
- トリムという言葉はソフトウェアなどによって微妙に使い方が違うかも。
Webex
=>Webexでは下記のページの「はじめてアカウントが作られた場合」の5に「(注意:メールアドレスを変更すると大学のライセンスではなくなります.)」とあるように、メールアドレスを変更するとアカウントが削除される、再度利用するにはフォームからの再申請をして頂く必要があるとお伝えした。
https://utelecon.github.io/webex/create_utelecon_account.html
また、Webexで10桁の共通IDが公開されることを危惧されていたが、メールアドレスは共通ID10桁@g.ecc.u-tokyo.ac.jpのアドレスである必要があり、IDを含まないメールエイリアスの場合ですとアカウントを作成することができないとお伝えした。
「公開」について、まとまった情報はないので漏れがあるかもしれないとしつつ2点お伝えした。
・他人の立てたミーティングに参加する場合は、ミーティングレポートで名前とメールアドレスが記録されます。
・パーソナル会議室のURLも、10桁IDから変更できないと思います。そういう意味では、パーソナル会議室を利用すると、10桁IDは「公開」されることになる。
追加で、
組織の限定がかかっていないミーティングへの参加であれば、ご自身のメールアドレス(大学のではないメールアドレス)を用いて作成したアカウントでも参加できることを案内した
共通IDが公開されるという仕様についてのセキュリティ上の懸念については、メールでのサポートを案内した。
- その後、メールアドレスの変更はできないが、パーソナル会議室のURLは変更できるとの指摘がありました。
先ほどWebexのウェブサイトにサインインしてパーソナル会議室のURLの変更をした後、Webexのアプリでパーソナルミーティングを開始してミーティング情報を確認したところ会議室のURLが設定したものに変わっていました。ご参考までに報告です(https://help.webex.com/ja-jp/njvqg5x/Set-Your-Webex-Meetings-Personal-Room-Preferences)
ITC-LMS
=> ITC-LMSの公開範囲の設定について科目を担当する教員に問い合わせ変更をお願いしていただくよう伝えた。また、履修登録・単位について不安な点があるご様子だったため、履修については各研究科へ問い合わせていただくようお伝えした。
=> https://www.sodan.ecc.u-tokyo.ac.jp/faq/itclms-allow-audit/ をチェックして貰ったところ、
* 「履修者範囲設定」を「履修登録者+仮登録者」にしてある
* 「履修確定以降」の「履修者範囲設定」のチェックも外してある
* 他の学生は資料をダウンロード出来る
とのことだった。こちらでは解決出来ないのでメールでのサポートを紹介した。
- 正しく設定されていると思われるので、謎。
=> https://www.sodan.ecc.u-tokyo.ac.jp/faq/itclms-allow-audit/ を案内した上で「「履修者範囲設定」を自動的に「履修登録者のみ」に変更する」のチェックを外さなければ、履修確定前に履修者登録していた場合でも確定後は閲覧できなくなることを補足した。
クラスサポーターについて
=> クラスサポーターの個別事例についてチャットサポートで案内することはできないと説明した上で、 https://utelecon.github.io/supporters/class_a#%E5%95%8F%E3%81%84%E5%90%88%E3%82%8F%E3%81%9B%E5%85%88 を案内した。また、 https://utelecon.github.io/supporters/class のお知らせ欄に8/27時点で「謝金支払につきまして、現在手続き中のため、実際の支払いにはまだ時間を要します。ご不便をおかけしますがご了承のほどよろしくお願いします。」との案内が記載されており、その後更新されていないため、まだ手続き中である可能性も考えられると伝えた。
遅れなどが報告されておりますでしょうか。ご教示いただけると幸いです。
=> https://utelecon.github.io/supporters/class_a#%E5%95%8F%E3%81%84%E5%90%88%E3%82%8F%E3%81%9B%E5%85%88
から問い合わせていただくようお伝えしました.
その他
=>一般的なmacの場合だ「システム環境設定」「サウンド」「出力」で設定できるとお伝えした。
また情報教育棟には現在システム相談員がいるので、相談員が実地で対応することも可能であることもお伝えした。
「出力のタブに内蔵スピーカーしか表示されておらず、イヤホンを認識していないようにみえます。」とのことだった。
使い終わったら元に戻していただく必要があることをお伝えした上で、相性の問題もあるかもしれないので、イヤホン延長を使わずに直接本体に挿していただくと良い可能性があると案内した。結果、イヤホン延長コードのプラグがパソコンから抜かれていたことが原因とわかり解決した。
- 相談者が大学の構内にいる場合で、対面での対応が必要だと判断した場合には、駒場と本郷で対応をしているECCS相談員を案内してください。
- (本件と直接は関係ありませんが、)マイク付きのイヤホンの場合は、延長コードごと挿しなおさないとマイクが認識されないという事象が確認されているとのことです。
=> inquiriesは電話を受け付けていないため、メールの返答を待つようにお願いした。
- 情報基盤センターは電話での対応も行っていますが、テレワークで対応できる人数も限られているようです。基本的には電子メールでの問い合わせを案内してください。
=>
ECCSクラウドメールのことと考え、 https://hwb.ecc.u-tokyo.ac.jp/wp/literacy/email/initialize/ を案内した。
しかし、ECCSクラウドメールではなく、 @edu.k.u-tokyo.ac.jp のメールであるとのことだった。これは新領域創成科学研究科の独自のG SuiteであるFAppsのメールアドレスであるため、新領域の問い合わせ先 https://sites.google.com/edu.k.u-tokyo.ac.jp/network/%E3%83%88%E3%83%A9%E3%83%96%E3%83%AB%E3%81%A8%E5%AF%BE%E5%BF%9C%E7%AA%93%E5%8F%A3?authuser=0 を案内した。
ただ、上記は新領域のシステム関係全般の案内であるため、FAppsの https://sites.google.com/edu.k.u-tokyo.ac.jp/fapps/%E3%83%88%E3%83%A9%E3%83%96%E3%83%AB%E3%81%A8%E5%AF%BE%E5%BF%9C%E7%AA%93%E5%8F%A3 がより適していたかもしれない(もっとも連絡先は同じなので問題にはならないだろう)。
後で調べたところ、FAppsのアカウント初期設定方法が https://sites.google.com/edu.k.u-tokyo.ac.jp/fapps/%E3%83%AD%E3%82%B0%E3%82%A4%E3%83%B3/%E3%81%AF%E3%81%98%E3%82%81%E3%81%A6%E3%81%AE%E3%83%AD%E3%82%B0%E3%82%A4%E3%83%B3 に書かれていることがわかった。これを案内できればより親切だったかもしれない。
また、「zoom登録に必要のメールアドレス」であると言われたが、少なくとも全学のZoomに関してはECCSクラウドメールを使うため、新領域創成科学研究科における独自の対応がある場合はこのチャットでは分からないことを断った上で、その旨を案内した。
- 部局ごとにGSuiteやZoom、Webexを導入しているケースがあります。現在把握している限りでは、新領域のGSuite(FApps)や理学部のWebexなど。
- 一般的なことであればサポートできると思いますが、必ずしもコモンサポーターでサポートする必要はありません。部局の問い合わせ先を案内してください。