司会:中條
説明:中條
書記:金子
参加者:サポーター20名+教職員
オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。
事務連絡
最近の情報更新など
- 【ECCSクラウドメール】東大のアカウント専用のページにアクセスできないアカウント
- 引き続き発生しています。チャットやZoomで対応したものはZendeskに起票してください。当初の想定より多数発生しているようです.
- オンライン授業などでのZoomの設定確認(認証・待機室・人数上限)のお願い
- 認証オプションや待機室の設定方法などがまとまっているので、必要に応じて確認してください。
- Zoomのライセンス
- 「今後のウェブ会議システムの提供について(2020/11/20以降)」のうち、Zoomのライセンスに関する内容がまとまっています。ライセンスの申請などはこちらのページを案内してください。
最近の事例から
Zoom
=>新しいサインイン方法とミーティングの作り方を案内した。ただし以前のアカウントは共通ID10桁@g.ecc.u-tokyo.ac.jpだったとのことで、以前のデータは引き継がれているはずなのに新しいサインイン方法でも確認できていないとのことだった。対応時間をすでにすぎていたため、もう一度 https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/change2021s/zoom なども確認していただいて、それでも引き継ぎができていない場合は改めてサポート窓口に来ていただくようにお願いしました。
=> 再度窓口にいらっしゃったので、下記の対応をしました。
– 学生の立場で、先生が設定されたZoomのミーティングに入れるかどうか確認してほしい→入れました。
– 録画の共有方法を知りたい→Zoomにサインインして、録画一覧から「共有」をクリックすると、共有リンクを取得できます。
– ブレイクアウトルームの使用方法を説明。
対応に当たり、ミーティングの最中にホストが使用する機能(ブレイクアウトルーム)の説明を依頼されたので、別端末から相談者のZoomに入ったのですが、問題なかったでしょうか…?
- ご自身がよければ相談者のZoomに入っていただいても大丈夫です。
- 勿論、サポート対象外ですと拒否しても大丈夫です。無理のない範囲でご対応ください。
=>現在開催中のオンライン授業ではなく、確認のため事前アクセスした(許可あり)。他のZoomミーティングでも同様の表示で入れなかった。ITC-LMSに記載されたUTokyo Zoom限定のZoomミーティングに入れるか試しても同様。ブラウザの画面で「ミーティングを起動」という青いボタンのあるページまでは到達する。
=>https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362233 の手順に従って、Zoomクライアントを最新版に更新していただいた。スマートフォンアプリも更新していただいた。すると、東京大学のテスト用Zoomミーティングや授業のZoomにもアクセスできたとのこと。
- 定期的にZoomクライアントを更新しましょう.
=> システム変更に伴って、任意@g.ecc から 10桁@utac にメールアドレスを変更しており、その過程で誤ってアカウント作成の手順を行なってしまったとのことだった。
すでにSSOでのサインインはできているようだったので、
・メールについては無視して問題ない
・30日経つとメールは届かなくなるので、それまで辛抱してほしい
という旨をお伝えした
@g.ecc.u-tokyo.ac.jpもしくは@utac.u-tokyo.ac.jpでサインアップしようとするとこのメールが届きます。「アクティベーション途中のアカウント」という扱いになっている.- (6/2追記)4/18のZoomの関連ドメインに関するアップデート以降、UTokyo Zoomの管理者の設定により、@g.ecc.u-tokyo.ac.jpもしくは@utac.u-tokyo.ac.jpでのサインアップはできないようになっています(アクティベーション途中にすらなりません)。それに伴って、サインアップしようとした際に届くメールも以下のものに変わっています。
-
Hello xxxx@g.ecc.u-tokyo.ac.jp[utac.u-tokyo.ac.jp],
Because your e-mail address ends with @g.ecc.u-tokyo.ac.jp[utac.u-tokyo.ac.jp], you must contact your organization’s Zoom account admin for a Zoom account or sign up with a different e-mail address.
Thank you for choosing Zoom.
-The Zoom Team
-
=> 「今後のウェブ会議システムの提供について(2020/11/20以降)」(https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/notice/webmeetingaccount20201120.html )のページをご案内し、これを基準にご判断いただくようお願いしました。
-
これらサービスは、ユーザーが東京大学の構成員としての研究, 教育, 勉学, 学会活動などに利用して構いません。
=> 投票の作り方と実施方法を案内した文案を作成した。
=> 「もう既にウェビナーのURLを公開してしまっていては手遅れですが、「登録を必須」にする+”カスタムの質問”で同意するか選択してもらう、というソリューションも考えられると思いました。ウェビナー開催中に投票を起動しても、誰が同意したかのレポートはウェビナーを終了しないと閲覧できないようなので。」という自案を返信文案に追記
=> disclaimer機能を用いると、参加登録画面に「登録すると●●に同意したことになります」というような文を表示できるので、提供いただいた動画を参考に文案を書いた。
=> 一時的にWebinarライセンスを付与していただいて、管理者でない一般ユーザーでも問題なく作業できることを確認した。
-
Enable Disclaimer: Allows you to add a customizable text at the bottom of the registration page, with an optional link. Can be used to direct registrants to your privacy policy or other relevant info.
- (参考)Customizing webinar registration(Zoom Help Center)
=>代替ホストの機能をおすすめする文案を作成してレビューに回した。
- UTokyo Zoom(教育アカウント)のライセンスを取得したユーザーが同時にホストできるのは最大2つのミーティングです。いずれのミーティングも、元のミーティングホストが開始する必要があり、代替ホストが開始することはできません。
- (参考)同時に複数のミーティングをホストすることは可能ですか?(Zoom ヘルプセンター)
- (詳しくはこちら)Zoomで同時に複数のミーティングをホストする(sodan.ecc)
- どうでもいいのですが、ヒット数が7000を超えていてびっくりしました(もう少しちゃんと書けばよかった)。
Webex
=> 正しい手順でサインインした後にアカウントのメールアドレスを変更してしまったため。Zendeskに起票した。
- 管理者アカウントで共通ID@utac.u-tokyo.ac.jpのメールアドレスに戻して対応して頂き、もうメールアドレスを変更しないように、と案内。
- ちなみにZoomはSSOサインインのみのアカウント(以前のメールアドレスでのサインインを経験していないアカウント)だとメールアドレスの変更はできないみたい?
- (4/29追記)そうでした:
-
アカウントに仕事用のメール、Google、Facebook を使用している場合は、Zoom でメールアドレスを変更することができます。アカウントでシングル サインオン(SSO)のみを使用している場合は、ID プロバイダーでメールアドレスを変更する必要があります。(アカウントでメールを変更するにはどうしたらよいですか? – Zoomヘルプセンター)
=> 利用しているサービスを聞いたところ、Webex Eventsとのことだった。
=> https://help.webex.com/ja-jp/neslm5k/Customize-Cisco-Webex-Events-Classic-Email-Invitations を案内した。しかし、メールの返信先が主催者である自分のメールアドレス(10桁@utac〜)のままになっているので根本的な解決にはなっておらず、できればこれを任意@g.ecc〜にしたいとのことだった。また、添付されるカレンダーのデータには自分のメールアドレスが残るのではないか、という指摘を受けた。Zendesk に起票した。
- Zendeskで担当教員が対応しました。
- [Webex Events のメール招待状をカスタマイズする](https://help.webex.com/ja-jp/neslm5k/Customize-Cisco-Webex-Events-Classic-Email-Invitations )にもある通り、招待メール等Webex Events絡みで発信されるメールの返信先メールアドレスは変更できる。
- 添付されるカレンダーの中にも「共通ID@utac.u-tokyo.ac.jp」の情報は入っているが、このカレンダーの中身をカスタマイズするのは難しいようなので、「iCalendar の添付ファイルを含む」のチェックを外してしまうことを案内した。
- どのWebexなのかをよく確認しましょう.
- Webex Eventsはけっこうカスタマイズ性が高いですが,Webex Meetingでブレイクアウトセッション機能が使えるようになったのでEventsを利用する機会は減っているかも?
ECCSクラウドメール (G Suite)
=> (1) ECCSクラウドメールのパスワードを変更してから1時間経過していない (2) メールアドレス欄に{10桁の共通ID}@g.ecc.u-tokyo.ac.jpを入力している のどちらにも当てはまらないとのこと。「パスワード変更が反映されない不具合」( https://www.ecc.u-tokyo.ac.jp/announcement/2016/04/07_2162.html )に該当していると推定し、ECCS利用者メニュー( https://idm.ecc.u-tokyo.ac.jp/webmtn/ )から再度ECCSクラウドメールのパスワードを変更するようお願いをした。
- (ちなみに)メールアドレス欄に{10桁の共通ID}@g.ecc.u-tokyo.ac.jpを入力している場合には、パスワードを入力する画面に進まずに「Google アカウントが見つかりませんでした」となります。問題の切り分けに活用してください。
UTAS
=> Zendeskで起票するとともに、所属部局への問い合わせを案内した。
=> 所属部局ではこれらの項目を非表示にしていること、情報の照会は所属部局に問い合わせてほしいことを返信した。
- UTASの挙動は所属部局によって異なることがあります。今回の事例は、システムの不具合ではありませんでした。
ITC-LMS
=> 教員が「履修者範囲設定」を変更するか、教員が学生を個別にコース登録する必要があるため、どちらにしても担当教員に連絡することをおすすめした。
- ITC-LMSで履修登録せずに聴講する学生の閲覧を可能にしたい(sodan.ecc)
=> UTASとの連携に問題が生じることがある。当面は「手動登録メールアドレス」を利用いただきたい。
=>UTASでお気に入り登録済みだと翌日にITC-LMSでも自動で登録されますが、登録されていないようだったら自分でITC-LMSで受講登録をお願いします。
また、UTASのお気に入り登録の場合、履修登録期間が終了すると解除されることがあるため、その点はご注意ください。
編入生の方だったので、少しシステムが違っており戸惑いましたが、**さんにサポートしていただけたので助かりました。
UTokyo Account
=>Zendeskに起票済み。UTokyo Accountにサインインできないため、事前に登録しているzoom会議室にホストとして入室できず、授業を開始できなかった。ホストより前の参加を許可していなかったので、授業を開始する代替手段を考えつくことができず、その場で解決することができませんでした。
- 担当教職員の方で調査していただいたところ、在籍情報が3月末までの登録となっていたようで、UTokyo Account他すべてのサービスがアカウント停止状態になっていた。部局の人事担当にご相談いただくよう案内。
Microsoft 365 (Office)
=> 現在のOfficeのライセンスを削除して、改めてOfficeにUTokyo Accountでサインインして、ライセンス認証を行う手順をご案内する文案を作成した。
- 特にUTokyo Accountのパスワードを変更した後に、稀にライセンス認証がうまくいかないことがあるようです。
- macの場合は、ライセンス削除ツールを利用してから、再度サインインすることでライセンスが付与されます。 Mac で Office のライセンス ファイルを削除する方法(Microsoftサポート)
- Windowsの場合は、現時点では削除ツールが用意されていないようです。
授業に入れない
- 繰り返しになりますが、授業URLを直接教えないでください。ただし、ITC-LMSの該当授業のリンクを送ることは構いません。
- 授業URLが見つからない場合は、可能であれば教員へ直接連絡、連絡先が分からない場合は授業入室トラブルフォームで報告するように案内してください。
- 参考情報
- オンライン授業への入室方法: 授業への入室方法について、また頻出の問題についてまとめたページです。授業入室トラブル報告はこちらのページを案内してください。
- 授業URLの連絡方法(学生向け): 特に授業URLの確認方法についてまとめたページです。
=> 直接URLを教えることはできないとして、ITC-LMSの該当授業のリンクを送った。また初年次ゼミナールだったため、ガイダンスのページのURLも案内した。
=> 基本的にそれらのどこかには掲載されるはず。可能であれば教員へ直接連絡、連絡先が分からない場合は授業入室トラブルフォームで報告するようお願いした。
=> 担当の先生がまだ授業を開始していない可能性が高い。まずはURLが変わっていたり休講となっていたりしないか、ITC-LMSやUTASを確認するように伝えた。
それでも何も情報がない場合には、UTASなどにあれば担当の先生の連絡先に直接連絡するか、「授業入室トラブル報告」に進んでもらうようにした。
g.ecc.
u-tokyo.ac.jp)でのZoom入室を出席とする.」と書いてある科目があるのですが,uteleconに書いてあるとおりにZoomの設定をすると1234567890@utac.
u-tokyo.ac.jpになります。どうすればいいでしょうか?=> シラバスの記載が間違っています。現在@g.ecc.u-tokyo.ac.jpで終わるZoomアカウントを作成することはできません。教員側で@utac.u-tokyo.ac.jpで入れるよう設定を変える必要があり、当サイトでお知らせ( https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/notice/20210409-zoom-settings )も出しているのですが、周知が行き届いていない現状です。Zoom授業に入れるか不安な場合は、お手数ですが担当教員の方へメール等でご連絡いただくとよろしいかと存じます。
-
特に,授業において,学生に対しECCSクラウドメールのZoomアカウント (@g.ecc.u-tokyo.ac.jp) でのサインインを指示することがないよう,ご注意ください. (https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/notice/20210409-zoom-settings)
- 必要であれば、Zendeskに起票して、教職員が対応することもできます。
その他
=> ECCS利用権がなくてもECCSクラウドメールは利用できる。ECCS新規利用者講習会で合格することでECCS利用権が付与され、ECCS端末が利用できるようになると案内した。
=> https://www.ecc.u-tokyo.ac.jp/announcement/2020/03/23_3147.html を案内した
=> なぜかECCS端末がWi-Fiに繋がっていないとのことで、別の端末を使ってみるように案内した。
- ECCS相談員の勤務場所であれば、ECCS相談員に相談することも提案できるかと思います。
=>1か月ほど前にUTASのメールアドレスにGmailを登録した、とのことです。Gmailではメールが遅延する場合があります。メールが来るまで待つとのことでしたが、どうしても来ない場合は登録メールアドレスをECCSクラウドメールに変更して、変更の翌日以降に再度UTokyo WiFiのアカウント申請をお試しいただくようにお願いしました。
- iCloud->届かない
- Gmail->時々遅延する
- ECCSクラウドメール->推奨
- (参考)UTokyo WiFi
=>下記URLの中の【 キャンパス内で利用可能な教室 】のところのURLからご覧いただけるとお伝えした。
https://www.c.u-tokyo.ac.jp/zenki/news/kyoumu/2021S_jugyoujissi_CautionaryPoints0405.pdf