サポーターミーティング(2024年6月24日)

司会:河本
書記:今村
参加者:サポーター26名

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

最近の事例から

UTokyo Account

原因の切り分け
質問: 病気休暇中でセキュリティーの試験が受けられず、UTokyo Accountの有効期限が切れた。アカウント再発行の手続きをしているが、QRコード等が出てきてよくわからない。
回答: 結論から言うと、UTokyo Accountのサインインでは「@utac.u-tokyo.ac.jp」とすべきところを、「@utac-u-tokyo.ac.jp」と、utacの後ろをピリオドではなくハイフンにしてしまっていたことが原因でした。
  • 最初の段階ではUTokyo Wi-Fiのアカウントが失効したのかと思いましたが、相談者さんがやろうとしていることを1つずつ確認すると、多分ですが全体像は以下のようでした。

UTokyo Portalにアクセスしたい
→そのためにUTokyo VPNを使いたい
→そのために情報セキュリティ教育を受講したい
→UTokyo Accountにサインイン
→「@utac-u-tokyo.ac.jp」と、utacの後ろをハイフンにしてしまった
→そのユーザー名のアカウントが見つかりませんでした、と出る
→「アカウントにアクセスできない場合」をクリック
→「Microsoft アカウントを回復する」という画面に飛ぶ
(最初にこの画面のスクリーンショットをもらいました。UTokyo Accountの「メールでパスワードを再設定する」際の画面に近いですが、東京大学のロゴがありませんでした。)
→メールアドレスを入力
→コード番号が届く
→よくわからず、チャットに問い合わせ

  • 原因となった操作からかなり進んだ状態から問い合わせを受けたため、状況の把握に時間がかかりましたが、UTokyo Account利用者情報確認サイトにアクセスし、UTokyo Accountにサインインしようとしている画面のスクリーンショットをもらったことで打ち間違いを発見することができ、解決の糸口となりました。
    スクリーンショットをもらう意義としては、このような利用者の誤りに気付きやすいという点が挙げられますね。

  • 正確にはUTokyo Portalへのアクセス自体はUTokyo VPNは不要ですが、そこからUTokyo VPNが必要なシステムにアクセスしようとされていたのだと思われます。各システムがUTokyo VPNが必要かどうかはこちら

  • 打ち間違いという点では、ハイフンではない別の横棒の文字を使ってしまっていたり、アットマークを全角で打っていたりする例もありますね。

「使用可能なデータが見つかりません」と出て多要素認証が設定できない
質問: 多要素認証の初期設定ができない。Microsoft Authenticatorで登録すると、QRコードを読み取るときに「使用可能なデータが見つかりません」と出てしまい、先にすすめない。
回答: 多要素認証の初期設定の手順1-6において、QRコードがPCに表示される画面で、それをiPhoneのカメラアプリから読み込んだ場合に出るエラーです。初期設定のページの案内の通り、Microsoft Authenticatorアプリを起動してそこから読み取ってください。
  • Microsoft Authenticatorアプリではアカウント情報が登録されていたものの、多要素認証の設定ページを見てもらうと、「既定のサインイン方法」が存在しなかったため、「使用できない認証方法」になっていると判断しました。Microsoft Authenticatorに残っているアカウント情報を消してもらって、最初から初期設定をやり直してもらいました。

ECCSクラウドメール

メールへの差し込み機能
質問: ECCSクラウドメールでは「メールへの差し込み」機能は使えないのか?
回答: ECCSクラウドメールのエディションが「Google Workspace for Education Plus」なら可能です。
現在のECCSクラウドメールのエディションは「Google Workspace for Education fundamental」となっており、「メールへの差し込みを使用する」機能はサービス対象外ですが、「Google Workspace for Education Plus」のライセンスが付与されていれば当該機能をご利用いただけます。
まず、こちらのページの「ライセンスの確認方法」に沿って、ECCSクラウドメールのエディションが「Google Workspace for Education Plus」であるかどうか確認してください。「Google Workspace for Education Plus」のライセンスが付与されていない場合は、こちらのページの「申請方法」にある申請フォームからライセンスの付与を申請してください。
  • 「メールへの差し込み」機能とは、大人数へ同時にメールを送信する際に、宛先ごとに内容をカスタマイズすることができる機能です。

ちなみにカスタマイズとはどういうことかについてですが
「 Hi [@first name],
Thanks for being a valued member since [@datajoined]!
We can’t wait to see you. 」
のように使うらしいです。

  • 参考:公式ヘルプ

  • Wordでは「差し込み印刷」機能がありますね。

bccでの一斉送信について
質問: ECCSクラウドメールでbccで数十人以上の人に一斉送信するのはスパム判定されるので避けたほうが良いか。
回答: ご指摘のようにbccを用いて一斉送信を行うとスパム等に分類される場合があり、メーリングリストやGASの仕様が望ましいです。過去には過度な一斉送信でECCSクラウドメールアカウントがブロックされた例もあります。

GASとは「Google Apps Script」の略称で、Googleが開発及び提供しているアプリケーションを開発するためのプラットフォームのことです。一般的なウェブ言語を用いた設計ができます。

Zoom

Zoomの追加ライセンスの確認
質問: Zoomの追加ライセンスが付与されているか確認したい
回答: 大規模ミーティングの場合、Zoomのプロフィールページにアクセスして、「ライセンス」欄の参加者が申請した人数になっていれば、ライセンスが付与されています。

UTokyo Slack

UTokyo Slackのワークスペースの削除
質問: UTokyo Slackのワークスペースを削除したい。
回答: ワークスペースの代表責任者の方から、専用のフォームを通してご連絡いただく必要があります。こちらのページに記載されている「連絡フォーム」より、ワークスペース削除希望の旨をワークスペースのURLとともにご連絡ください。
UTokyo Slackのデータの学習について
質問: Slackのデータを学習されないようにするためにはオプトアウトが必要なはずだが、UTokyo Slackではどういった対応方針なのか。
回答: Slackサービス上では投稿内容がAIの学習データとして使用されることはありません。オプトアウト申請可能な機械学習での集約データ利用は利便性への影響もあるので現時点では考えていませんが今後も調査と検討を継続予定です。

オプトインとは、顧客が情報を受け取ったり自分の情報を利用されたりすることに対して「承諾」することで、オプトアウトは情報の受け取りや利用を「拒否」することです。

UTokyo VPN

UTokyo VPNによる機器への接続
質問:UTokyo VPNを利用して研究室にあるIPアドレスの付与されている機器に接続することができない。
回答:UTokyo VPNにそのような機能はありません。研究科によっては外部ネットワークから内部ネットワークに接続できる機能を有するVPNを提供していますがUTokyo VPNと混同されないようにご注意ください。

その他

PCを修理に出すことになった
質問: 使っているパソコンが故障してしまい、修理に出すことになった。その間自分のパソコンが使えないが、レポートなどの課題は図書館のコンピューターでも作成・提出できるか?また、修理の期間だけ機器を貸し出しいただくことは可能か?
回答: ①「図書館のコンピューターでも作成・提出できるか」について
事前に利用権の申請を行うことで図書館や情報教育棟などにあるECCS端末を利用することが可能になります。詳しくはこちらのページを参照してください。また、利用に際しては現地で相談員に相談も可能です。
②「修理の期間だけ機器を貸し出しいただくことは可能か?」について
管轄外なので詳細は分かりませんが、例えば教養学部にはノートPCを貸し出しを行うサービスがあるようです(参考ページ)。学生支援課でも相談を受け付けているとのことです。
東大ポータルへのアクセス拒否
質問: 学振DC2採用中で規定の確認のために東大ポータルにアクセスしたいがアクセスが拒否される。
回答:出張旅費システムへのログインするための登録シートの提出が済んでいる場合は部局の登録ミスが疑われます。旅費出張システムに直接アクセスできるリンクは渡すことはできないので部局の担当者に問い合わせるようにお願いします。
  • ちなみに問い合わせでは「東大ポータル」とおっしゃっていましたが、それは昔のもので、現在はUTokyo Portalです。
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