司会：
説明：
書記：
参加者：サポーターn名
オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。
最近の事例から
Zoom
質問: オンデマンド講義の録画を見るためにZoomにサインインしたい。
回答: SSOサインインを案内
回答: SSOサインインを案内
- SSO案内は適切であるが、uteleconでは「ブラウザ+SSOボタンの組み合わせ」の説明がないため、文案作成時には場合分けをする。
- クラウドレコーディングでは、デフォルトでUTokyo Accountでサインインしている人だけがレコーディングを視聴できるようになっている。
- 場合分けの確認、デフォルト設定の確認
ECCSクラウドメール （Google Workspace）
質問: ECCSストレージ管理システムで共有ドライブの容量を増やしたが反映されない
回答: 反映には最大24時間かかる可能性があると案内。
その共有ドライブで何らかの操作を行うことで反映される可能性がある
もし24時間経って治らないようならまた相談に来てくださいと案内
回答: 反映には最大24時間かかる可能性があると案内。
その共有ドライブで何らかの操作を行うことで反映される可能性がある
もし24時間経って治らないようならまた相談に来てくださいと案内
- 該当共有ドライブでファイルを作成したり，共有ドライブのファイルをゴミ箱に移動する，共有ドライブのゴミ箱のファイルを完全に空にするなどの操作をおこなうと，容量変更が反映されることがあるという報告がある
質問: ECCSクラウドメールの送受信で「暗号化されませんでした」の表示が出てセキュリティが不安
回答: 通常のECCSクラウドメールであれば、グレーの鍵マークとともに「標準的な暗号化（TLS）」という表示になっている。状況や実際のスクリーンショットなどの聞き取り
回答: 通常のECCSクラウドメールであれば、グレーの鍵マークとともに「標準的な暗号化（TLS）」という表示になっている。状況や実際のスクリーンショットなどの聞き取り
- その後のやり取りより原因は、部局で管理されているあるメールドメインがTLS対応しておらず、このメールアドレスが送受信に入っている場合に表示されていることが判明
- 部局のメール管理者への問い合わせを依頼
質問: ECCSメールアドレスの番号を変更した後、もう一度変更しようと思っている。何か不都合はありうるか
回答: 変更前のメールには、メールが届かなくなるので、注意が必要。UTokyo SlackではないSlackにg.eccで登録していたため、そこも変更が必要。
回答: 変更前のメールには、メールが届かなくなるので、注意が必要。UTokyo SlackではないSlackにg.eccで登録していたため、そこも変更が必要。
- ECCSのローカルパートを変更すると、前のローカルパートへのメールは届かなくなる。旧アドレスは無効化されるため転送設定も機能しない。
- ECCSのローカルパートについて再確認
UTAS
質問: UTASのシラバスのフリーワード検索で、入力内容によらず「検索結果が上限500件を超えています。」の表示
回答: 手元の端末でも同様の事象を確認し障害と判断、エスカレーション。
回答: 手元の端末でも同様の事象を確認し障害と判断、エスカレーション。
- エスカレーション時には、判断理由を記載する。今回であれば、コモンサポーター間でも同様の事象が発生するなど。
- エスカレーション時に必要なことを再確認。
UTOL
質問: 離籍時にデータ削除は必要か
回答: 必要ないが、必要なデータはバックアップしておくよう案内
回答: 必要ないが、必要なデータはバックアップしておくよう案内
- 機密情報・個人情報保護の観点から、データを削除しておいた方が良いかという問い合わせ。
- 消えるのでデータのバックアップをとっておいてください、というのとはほぼ同値だがある種逆であり、なぜデータを削除しなければならないのか、というのにも繋がるので取り上げた
質問: 履修登録したはずなのに１週間経ってもUTOLに反映されない'
回答: 学籍が二つあるため、UTASとUTOLの連携に不具合が生じている可能性がある。片方でお気に入り登録、もう片方で履修登録した時、UTOLへの反映で前者が優先され履修登録扱いされない
回答: 学籍が二つあるため、UTASとUTOLの連携に不具合が生じている可能性がある。片方でお気に入り登録、もう片方で履修登録した時、UTOLへの反映で前者が優先され履修登録扱いされない
- お気に入り登録を外し、翌日のUTOL連携を待つことで解決（相談者報告済み）
- 通常はUTASで「お気に入り登録」と「履修登録」の両方に登録した科目は後者が優先してUTOLに連携されるはずだが、学籍が2つあることで両方出力され、お気に入り登録側が優先され、履修登録情報がうまく処理されていないと考えられる
- この相談者のように、特定の部局の学生は学籍が2つあるのでこの条件を満たしてしまうことがある
2つの学籍がある場合、正規生としての学籍が優先されて反映される
情報学環の教育部研究生、文学部の正規学生が人文社会系研究科の科目等履修生を兼ねるケースなどがこのパターンにあたる
UTokyo Account
質問: UTokyoAccountにログインできず、Officeも使えない（学生として東大を卒業後、教職員として勤務開始）
回答: 教職員アカウントは引き続き使える。Officeに関しては直接雇用か否かに注意。レビュー、GO
回答: 教職員アカウントは引き続き使える。Officeに関しては直接雇用か否かに注意。レビュー、GO
- 「UTokyo Account一元化」について
- 2024年2月頃まで、学生と教職員の双方の身分を持つ人には、「学生用UTokyo Account」「教職員用UTokyo Account」の、IDが異なる2つのアカウントが発行されていた。
- しかし、アカウントが2つあるとサインイン干渉等、不便な点も多かったため、同年2月から3月にかけて、希望者に対して、教職員用アカウントを廃止して学生用アカウントで教職員向け機能を使えるようにする「UTokyo Account一元化」が実施された。
- 一元化の後は、一元化を希望しなかった人を除き、必ず1人に1つだけのUTokyo Accountが付与される。
- 身分変更や異動があっても、既にUTokyo Accountを持っている人に対して、新たな番号のUTokyo Accountが付与されることはない。
- 卒業・退職等で一度東大の籍を失った後に、再度入学・就職した場合は、在籍期間が途切れていたとしても、離籍前と同じ番号が再度付与される。
- 2024年2月の希望調査で一元化を希望しなかった人は、後から一元化することはできない。
- 詳細
- 今回の事例に関して
- 教職員が改めて調査したところ、一元化の後に誤って教職員身分としてのUTokyo Accountが新たな番号で発行されていたことが判明した。
- そのような場合は所属部局に問い合わせるべき。
- 一般的には、「学生から教職員になった際に、学生時代のUTokyo Accountが使えなくなった」との問い合わせの場合、共通IDを一元化していなかった事例が多い。その場合は以下の対応で良い。
- 学生アカウントと教職員アカウントの２つを持っていた場合、卒業により学生アカウントは消去されている。
- 教職員の場合は、直接雇用か否かによって使用できるアプリケーションが異なる。
- 共通IDの一元化というものがあったことの周知、身分変更によるOfficeアプリ利用権限変更の確認。
質問: UTokyo AccountにBitLockerの回復キーが関連付けられていたが、アカウントにアクセスできなくなったので提供してほしい。
回答: 本人確認が可能な場合は提供できる
回答: 本人確認が可能な場合は提供できる
- 東京大学が提供するUTokyo Accountに私用PCの回復キーが保存されていた事例。
- アップデート直後など予期せぬタイミングで回復キーを要求されることがあるので、回復キーのデータはPCの外に記録しておくことを推奨。
Microsoft 365 (Office)
質問: PowerAutomateをダウンロードしたいができない。
回答: 東大が提供しているのは無償版のライセンスにとどまっており、PowerAutomate Premium は利用できません
アプリ版のMicrosoft PowerAutomateのインストール先: https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/desktop-flows/install
回答: 東大が提供しているのは無償版のライセンスにとどまっており、PowerAutomate Premium は利用できません
アプリ版のMicrosoft PowerAutomateのインストール先: https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/desktop-flows/install
- 参考資料 Power Platform利用ガイドライン（学内限定）
- 具体的な利用相談はITツール利活用コミュニティへ：
質問: パワーポイントのリンクを開いたところ、'東大のマイクロソフトアカウントにログインしているはずだが、ログインしていない状態でパワーポイントのページが開かれた。
画面右上のサインインを押してサインインを試みるもエラーが表示される。なお、リンクを通じてでなく、webからワンドライブに入るとログインした状態になる。
回答: 検証の結果、個人向けのMicrosoftアカウントから共有したされたファイルを組織向けで開いた結果の様子だった（以前のものとエラーメッセージに変化あり）
画面右上のサインインを押してサインインを試みるもエラーが表示される。なお、リンクを通じてでなく、webからワンドライブに入るとログインした状態になる。
回答: 検証の結果、個人向けのMicrosoftアカウントから共有したされたファイルを組織向けで開いた結果の様子だった（以前のものとエラーメッセージに変化あり）
- 個人向けのOneDriveにあるファイルに、組織向けのMicrosoft アカウントからはアクセスできず、後者でログインしている状態で前者にアクセスすると、このような事態になる
- 新しく確認し、再現を得たエラーは以下の通り
- 問題が発生しました 申し訳ございません。現在、サインインが正常に動作していません。問題解決に取り組んでおりますので、後でもう一度やり直してください
質問: Microsoft365 PersonalにUTokyo Accountでサインインできない
UTokyo Accountは失効していないはずだが出張旅費システムにサインインできない
回答: 個人用officeはUTokyo Accountでアクティベーション不可。個人のアカウントでお願いする。
出張旅費システムの学外からのアクセスはVPNを使っていただく。もしそれも無理なら部局の旅費担当に相談。
UTokyo Accountは失効していないはずだが出張旅費システムにサインインできない
回答: 個人用officeはUTokyo Accountでアクティベーション不可。個人のアカウントでお願いする。
出張旅費システムの学外からのアクセスはVPNを使っていただく。もしそれも無理なら部局の旅費担当に相談。
- 教職員から客員研究員への身分変更に伴いOfficeアプリのライセンスが変更される（こちらはよく知られた話）
- その後、個人用Officeを購入した際に、「職場または学校用アカウント」であるUTokyo Accountではアクティベーションできない。
- 身分変更に伴うOfficeアプリ利用権限変更の確認、個人用との違いの確認。
質問: 東大のアカウントのOfficeを外部研究機関の業務で使ってもいいか
回答: 自身の研究のためならば良い。外部研究機関の業務目的は不可。
回答: 自身の研究のためならば良い。外部研究機関の業務目的は不可。
- 「他機関での業務」とは？線引きを確認。
具体的な例を相手への返答としてこちらから出すことは難しい。相手から具体的なケースの質問をされた場合には都度回答方針を検討する。
参考例：Zoomの場合 https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/faq/#gakkai
質問: 昨年は他大学に在学しており今年から東大に進学した。Officeのライセンスが切れてしまい、再度サインインしようとしたができない。
回答: ライセンス削除ツールで解決。
回答: ライセンス削除ツールで解決。
- 頻出案件。MacのOfficeにサインインしても編集できない場合、大体ライセンス削除ツールを実行すると解決する。
- uteleconの該当FAQ
UTokyo Wi-Fi
質問: UTokyo Wi-Fiの通知メールで、「u〇〇〇〇〇〇@wifi.u-tokyo.ac.jp」のwifi部分の[i]が[L]に見えてしまう。
回答: 文案をレビュー。Go.その後返信ありのため、Slackで案内方針を継続協議。
回答: 文案をレビュー。Go.その後返信ありのため、Slackで案内方針を継続協議。
- フォントや閲覧環境によっては文字がうまく表示されないケースがある。
- 可能な場合はコピペで入力すると、この種のトラブルは回避可能。
その他
質問: 個人のMacbookから研究室のプリンタに無線でデータを送信したくMacbookの方で設定をしたが、データを送信することができない
回答: ネットワークの問題がないか、研究室のネットワークを管理している方に伺うよう、またプリンタ、Macbookのメーカーの相談窓口に対処を伺うようお願いした。
回答: ネットワークの問題がないか、研究室のネットワークを管理している方に伺うよう、またプリンタ、Macbookのメーカーの相談窓口に対処を伺うようお願いした。
- どこまでがサポート窓口の対応範囲内であるかの確認。今回はSlackで、過去の相談例も鑑みて、相談先を案内できるまでの状況は聞き取りしている。
- この相談者は研究室の独自ネットワークを利用していた。
- UTokyo Wi-Fiの場合は、接続されたクライアント同士の通信は不可能な設定になっている。
質問: UTokyo Portalにアクセスできない。
回答: レビュー。サインイン処理に異常は確認されなかったので、アクセス権がないページにアクセスしようとしている可能性がある。サインイン処理に異常が確認されなかったことは、教職員の調査により明らかになった旨を強調してGo
回答: レビュー。サインイン処理に異常は確認されなかったので、アクセス権がないページにアクセスしようとしている可能性がある。サインイン処理に異常が確認されなかったことは、教職員の調査により明らかになった旨を強調してGo
- Zendeskの返信は基本的に学生スタッフが主体となって実施しているが、必要に応じて教職員の協力を得ている。（定型文にもそう書いてありますよね）
- 相談者への返信内容で、「教職員の調査によって得られた細かい利用状況の情報」を何の断りもなく記入すると、相談者が「学生スタッフは細かい利用状況を自ら調べる権限を持っている」と誤解して、予期せぬトラブルの原因となる可能性がある。
- 情報の出典を明確にする、という意味でも、教職員の調査で分かったことはその旨を明記すべき。