【コモンサポーター向け】gm自動生成メールの件名・自動振り分け例

概要

コモンサポーターが加入する cs-report、cs-absence メーリングリストには、たくさんの gm 自動生成メールが流れます。このメールの件名の生成規則について解説します。その後、メール自動振り分けルールの設定の一例を紹介します。

メーリングリストに流れるメールをただ受信しているだけと、あっという間に重要な情報が埋もれてしまいます。下記を参考に、ぜひフィルタリングの設定をしてください。

gm自動生成メールの件名

[cs-report 999] gm勤02月29日(土曜)管01:5限後半
[cs-absence 999] gm振替02月29日(土曜)中01:1限前半,他

解説

  • [cs-report XXX] [cs-absence XXX] は、メーリングリストの名前と通し番号です。
  • gm□ は、□の漢字1,2文字で連絡の種類を表しています。
    • 「勤」=勤務報告。
    • 「欠勤」=欠勤申請。
    • 「振替」=振替申請。
    • 「欠消」=欠勤取消。
    • 「振消」=振替取消。
    • 「開閉」=開室・閉室処理。

欠勤、振替とそれらの取り消しについては、1 通のメール内で複数の申請が行われることがあります。その場合は「欠勤/振替」のように、該当する申請がスラッシュで区切られてメールタイトルに並びます。

  • MM月DD日(△曜) は日付と曜日です。

  • ○○:Y限▲半勤務内容勤務時間帯です。それぞれの意味は以下のとおりです。

    勤務内容の略称 勤務内容 勤務時間帯の様式
    中01中05 中の人(オペレータ)作業 1限前5限後昼休み
    整01整04 チャットボット整備等作業 1限前5限後昼休み
    ミ01 昼休みのミーティング 枠01枠40(数字に意味はない)

    複数日にまたがる振替等の申請の場合は、どれか 1 つの日時・場所のみがタイトルに表示され、残りは「」の一文字で省略されます。

  • 質問等がない勤務報告メールは、送信時に件名末尾に [質問等なし] とつけることができます。

メール自動振り分けルール例

メールの自動振り分けの方法の一例を紹介します。

ECCS クラウドメール (Gmail) の場合

基本方針

Gmailのフィルタリングルールは、効果的に設定し効率的に使用するためには、Gmail特有の思想を理解しておかないと難しいかもしれません。そこでまずはこの点を補足します。

一般のメールソフトは「メールはフォルダに入る」という思想で作られています。しかしGmailは「メールはラベル付けされる」という思想を有しています。両者は異なります。前者は、1つのメールごとに所属するフォルダを1つ選ぶことになりますが、後者は、1つのメールに複数のラベルをつけることができます。詳しくはこちらのGmail ヘルプを参照してください。

Gmailで「受信トレイ」のラベルを削除することを「アーカイブ」と呼びます。アーカイブされたメールは削除されたわけではなく、アカウント内に残ります。つまり、受信トレイとは「用済みでないメール」の集まりです(たとえば、近いうちに返信をしなくてはならない、後日の予定に必要となる……といった類のメールです)。まだ「完了」していない案件のみが受信トレイに残っており、「完了」した段階でアーカイブされるというのがGmailの基本的な使い方となります。詳しくはこちらのGmail ヘルプ(アーカイブフィルタ)を参照してください。

基本手順

まずは一例として「『To が "cs-group@g.ecc.u-tokyo.ac.jp" に一致する』ものに 『cs』 ラベルを付ける」というフィルタを作成してみましょう。

GmailにMacまたはPCのブラウザからアクセスすると、上部に検索窓が表示されます。検索窓の右端に▼マークがついていますので、これをクリックします。

クリックすると条件指定画面が表示されます。Toの欄に cs-group@g.ecc.u-tokyo.ac.jp と入力します。その後「フィルタを作成」をクリックします(「検索」をクリックすると、その条件に一致するメールが検索できます)。
検索条件指定画面の例

前の画面で指定した条件にマッチするメールをどのように処理するかを指定します。今回は「ラベルを付ける」「迷惑メールにしない」を指定します(このへんはお好みで)。「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れると、過去受信したメールにも同じルールが適用されます。

大事なのは「ラベルを付ける」ことです。「ラベルを選択…」メニューをクリックします。ここで「新しいラベル」を選び cs と入力します。
ラベル作成画面の例

あとは「作成」を押し、元の画面に戻って「フィルタを作成」をクリックすると、フィルタが作成されます。

Gmailの画面左側にラベル名が一覧で表示されています。ここをクリックすると、そのラベルが付けられたメールが一覧表示されます。

フィルタ運用例

上記と同様にして以下のようなフィルタを設定していきます。

  • 準備:以下のラベルを作成します。なお、「新しいラベル」画面で「勤務報告 (質問等なし)」と入力し、「次のラベルの下位にネスト:」をチェックした上で、「cs-report」を選ぶと下位ラベルになります。
    • cs」ラベル
    • cs-report」ラベル、さらにその下位ラベルとして「質問等なし」ラベル
    • cs-absence」ラベル
  • 「To に "cs-group@g.ecc.u-tokyo.ac.jp" が含まれる」ものに「cs」ラベルを付ける(上で説明した操作です)
  • 「To に "cs-report-group@g.ecc.u-tokyo.ac.jp" が含まれる」ものに「cs-report」ラベルを付ける
    • 「To に "cs-report-group@g.ecc.u-tokyo.ac.jp" が含まれる」かつ「Subject に "Re:" が含まれる」ものに「cs-report」ラベルを付ける
    • 「To に "cs-report-group@g.ecc.u-tokyo.ac.jp" が含まれる」かつ「Subject に "gm勤" が含まれる」かつ「Subject に "質問等なし" が含まれる」ものに「質問等なし」ラベルを付け、「受信トレイをスキップ」する
  • 「To に "cs-absence-group@g.ecc.u-tokyo.ac.jp" が含まれる」ものに「cs-absence」ラベルを付け、「受信トレイをスキップ」する

このような設定により、メーリングリストに流れる重要なメールを見過ごすことなく、質問等なしのタグが付いた勤務報告メールや勤務変更といった比較的重要度の低いメールをうまく振り分けることができます。

なお言うまでもないことですが、あくまで今挙げたのは一案であって、全てのコモンサポーターがこうするべきだと主張するものではありません。ぜひ、みなさんの勤務の仕方に合うフィルタリングの方法を各自で見つけてください。

備考

  • 作ったフィルタの一覧を閲覧・編集するには、Gmail画面右側にある歯車マークをクリックし、「設定」を選び、「フィルタとブロック中のアドレス」タブを開きます。
  • Gmailのフィルタは基本的にラベルを付けるだけ(受信トレイのみ「アーカイブする」ので逆)なので、並び順はあまり関係ありません。それでも衝突する場合は、条件を細かく指定することにより衝突を避けましょう。

その他のメールソフトの場合

各ソフトで「フォルダ自動振り分け」のような設定を利用して、上記と同様な振り分けを実現できるはずです。詳しくはお使いのソフトのヘルプやマニュアルをご参照ください。

公開日
更新日
編集者
R. KANEKO