司会:中條
説明:中條
書記:金子
参加者:サポーターn名
オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。
事務連絡
最近の情報更新など
Zoom
- New updates for Windows
- Windowsにのみ、Zoom 5.1.3がリリースされた。
- Windows7以前のOSを利用している場合のセキュリティの強化
- New updates for July 12, 2020
- 電話接続に大きなアップデートがあった。
Webex
- WBS 40.7の新機能
- 挙手したミーティング参加者を簡単に確認することができるようになったほか、Windows版でもぼかし背景が適用できるようになった。
- なお、7/14現在ではまだ日本語版はリリースされていない。
ITC-LMS
-
利用者の皆様に改善希望、機能の要望について広くご意見を本アンケートにて収集し、今後の機能改善・追加の検討をさせて頂ければと考えております。
- 調査回答ページ (Google フォーム)
- 気づいた点があれば積極的に回答してみてください。
- 期限は8/7の15時。
最近の事例から
Zoom
UTokyo Zoomのアクティベートについて
=>相談者の方の状況を確認すると、メールの転送設定をしていたのでECCSクラウドメールが使えると思っていたが、UTokyo Account 利用者メニュー( https://utacm.adm.u-tokyo.ac.jp/webmtn/LoginServlet )から確認してもらうと、任意@g.eccは設定されていたが、パスワードは設定されていなかった(もしくは忘れていた?確認していないので不明)ので、パスワードの設定をご案内した。
その後、パスワードの変更が反映される毎時0分(今回は10時)以降に確認してもらうと、ECCSクラウドメールにログインしてもらうことができ、ECCSクラウドメールの中からzoomからのアクティベートメールが見つかったが、3月のものだったので、uteleconの「大学のzoomアカウントの作り方」( https://utelecon.github.io/zoom/create_account )を案内した。
そして、届いたメールに「Consolidate into Account」のボタンがあり、それをクリックすると、「グーグルでサインイン」または「パスワードでサインアップ」が出てきて、「パスワードでサインアップ」を押せばよいと案内した。
すると、zoomのアカウントが作成できたという報告があった。
また、念のため時間を置いてLicensed かどうかは確認してもらう旨を伝えた。
- 「大学のzoomアカウントの作り方」に記載のある日本語のメールではなく「Consolidate into Account」の英語のメールが来ることがあるが、条件はわかっていない。内部的には異なる処理がされている?
=> これまでの事例から、inquiriesに案内をした。また、ECCSクラウドメールのエイリアスについて説明をした。
=>同時勤務の方の実験によると、「サインアップアシスタント」はアカウントが存在する状態でサインアップを試みた場合に届くようで、その時は質問者の方が既にアカウントを作ったと考えたのですが、一方でパスワードリセットを試みるとアカウントが存在しない、と表示されて、アカウントが存在するかどうかすら分からない状況になってしまったので、inquiriesを案内しました。
【アカウントの作り方】
https://utelecon.github.io/zoom/create_account
【質問者に届いた「サインアップアシスタント」のメールはおそらく以下のもの】
https://world-wingstar.jp/images/zoom-1.pdf
- 原因不明。「エラー アカウントが存在しません:{0} (2,001)」と関係があるかも。
UTokyo Zoomのライセンスについて
=>その通りで、8/1 以降は無効になると考えられる。Webexを使うか、ライセンスを購入するか、と案内した。
購入の場合は、inquires に問い合わせてみることを案内した。
- Googleグループで関係する教員が回答している( https://groups.google.com/a/g.ecc.u-tokyo.ac.jp/g/utelecon-questions-group/c/jctoWxB1hW8 )。
- UTokyo Zoomに対して、webinarのライセンスを購入することはできるのか。
- UTokyo Zoomに対してwebinarを個人や部局で付加(上乗せ)することはできない。授業利用で必要な場合はinquiriesへ相談。シンポジウムなどの用途であれば(上乗せではなく)UTokyo Zoomとは別に契約していただくことになる。
=> 参考:今後のウェブ会議システムの提供について「授業以外で、大学が提供するライセンスで可能な接続数を超える会議を開く場合は, 個別にライセンスをご購入ください。(大学で管理はしません。)」
- UTokyo Zoomに対してwebinarを個人や部局で付加(上乗せ)することはできない。授業利用で必要な場合はinquiriesへ相談。シンポジウムなどの用途であれば(上乗せではなく)UTokyo Zoomとは別に契約していただくことになる。
- webinarのライセンスを別のZoomアカウントで購入した場合でも、代替ホストの設定には「ミーティングを設定したユーザ」と代替ホストの双方にwebinarのライセンスが必要である(代替ホスト)ため、同一のURLを利用することは困難だと思われます。
=>以下のリンクを根拠に、100人なら大丈夫でかつ300人までなら大丈夫と回答した。
https://utelecon.github.io/notice/webmeetingaccount
ブレイクアウトルームについて
=> zoomの画面下のバーから「ブレイクアウトルーム」のアイコンを押して、出てくるメニューから移動先のルームを選択することで、メインセッションに戻らなくとも直接別のルームに移動できます。zoomの画面幅が狭い場合は、右端の「詳細」を押すと「ブレイクアウトルーム」のメニューが出現します。また、ルームに入ってから「ブレイクアウトルーム」のアイコンが出現するまでには十数秒のタイムラグがあります。
https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/breakout#各セッションの様子を個別に見る
にはできると書いてあるが、なぜか。
=> 一次情報ではないが、できそうな理由として今年5月の記事 https://note.com/namakemono_info/n/n692b92e3287c を紹介。
ウィンドウサイズが小さいと、ブレイクアウトセッションのボタンが「詳細」の中に隠れてしまう可能性と、共同ホストとなった状態でブレイクアウトセッションに割り当てられないとボタンが出てこない可能性を提示。
- 一度招待されたブレイクアウトルームに参加した後でないと、共同ホストがブレイクアウトルームを移動することはできない。また、ブレイクアウトセッションのアイコンも表示されない。(参考: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206476313-Managing-Video-Breakout-Rooms )
- ミーティング開始前から設定している共同ホストであれば、ミーティング開始後にホストが参加者欄から一度共同ホストの取り下げ、再度共同ホストとすることで解決するという報告もある。
- 共同ホストとブレイクアウトセッションについて、以下の挙動が報告されています。
共同ホストの状態で「ブレイクアウトセッション」ボタンが表示される条件(ソースは個人の経験)
- ホストがブレイクアウトセッションを開始している&&自分がどこかの部屋に割り当てられている。
- 自分がメインルームにいるとき→ホストが指定した部屋 or 最後に入った部屋に入ることができる。
- 自分が小部屋にいるとき→任意の部屋に入ることができる。
Zoomその他
=>helpチャンネル、及び https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005759423-Managing-participants-in-a-meeting などを参考に、「ホストは1名であること」「ホストに近い役割として共同ホストを上限なしでせっていできること」をご案内した。
- ホストと共同ホストのできることの違いは、ホスト,共同ホストができること(utelecon)にも記載があります。
- 共同ホストの人数制限はないようです。(参考: https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005759423-Managing-participants-in-a-meeting )
- 事前に代替ホストに設定しておいたユーザは、会議において自動的に共同ホストに設定されるようですが、ソースを確認中です。
=>ブレイクアウトルームの活用、もしくは別の人にホストをお願いして別のミーティングを立てるといった解決法が考えられたが、行き来を自由にしたいとのことだったので、(共同)ホストでない限り自由な移動ができないブレイクアウトルームではなく、別のミーティングルームの設定をご案内した。
- 学会におけるオンライン会議システムの活用のような場合は、サポーターで回答をするだけでなく、QAフォーラムに案内することも有効です。
- helpチャンネル他で、いくつかの実践例が共有されています。
=>helpチャンネルで拍手や賛成はすぐ消える報告があり、やはり挙手が確実である旨をご案内した。タブの場所については参加者→手を挙げるにあること、及び(共同)ホストは挙手が出来ないことも併せてご案内した。
- sli.doなど外部サービスを利用するのもひとつの手です。 => 参考:「オンライン授業情報交換会:第12回オンライン授業で使えるツール」
=>一次ソースとして https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/attendance をご案内したが、重複排除などの情報がなく、これらの情報があったWebページとして、一次ソースではないが、 https://zoom.les.cmc.osaka-u.ac.jp/2020/05/01/zoom%E3%81%A7%E5%AD%A6%E7%94%9F%E3%81%AE%E5%87%BA%E5%B8%AD%E3%82%92%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E3%81%99%E3%82%8B/ も併せてご案内した。
また、チャットログの保存や、fn+prtsc、及びWin+Shift+sでのスクリーンショットがあることもお伝えした。
=> Zoomのミーティングを作成する際に、「定期ミーティング」という設定項目があり、チェックを入れると同一のURLで複数回ミーティングを開催することができる。
その中にいくつか設定項目があるが、今回は「定期ミーティング」の中の「固定時刻なし」のオプションが適切と判断し案内した。固定時刻なしにすると、同一のURLを用いて任意の時刻にミーティングを開催できる。
・テスト接続と本番のURLを同一にし、日時設定しないことについてどのような問題が生じるか。
=> 基本的に問題ないと考えられる。想定される問題を挙げると、URLを知っている限り主催者の意図しないタイミングで会議室に入室可能となる点が挙げられる。この点は、以下の設定により防止できることを伝えた。
・「ホスト前の参加を有効にする」を有効に”しない” -> ホスト以外の参加者が想定しない時刻にURLを利用しても会議は始まらない。
・学会が終了次第速やかに会議室を削除する。削除はZoomウェブサイトのミーティング内で当該会議室の名前の横にある削除ボタンをクリックすることで行える。
「ホスト前の参加を有効にする」の設定に関しては、無効にするとホストが入るまで会議が開始できず不便である場面もあるため、利用方法に合わせて有効にするかどうか検討してもらうよう案内した。
=>クラウド録画とローカルに録画する方法があることを案内した。まずはそれぞれのURLをご案内しご確認いただいた。ホスト以外の録画の方法についても問い合わせがあり、ローカル録画のURLにある参加者に記録権限を割り当てる方法をご案内した。
—クラウド録画に録画する方法—
https://utelecon.github.io/zoom/how/faculty_members/recording_cloud.html
—ローカルに録画する方法—
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362473-%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%82%AB%E3%83%AB%E8%A8%98%E9%8C%B2
また、自動レコーディングの設定がされているとのことだったため、zoomの設定を参照すると、自動でレコーディングする設定やどこに保存されるか等確認することが出来ることを伝えた。
—自動記録の—
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/202921119-%E8%87%AA%E5%8B%95%E8%A8%98%E9%8C%B2%E3%81%AE
- 自動記録については、英語版が詳しい。
- 自動記録の設定を変更した場合も、パーソナルミーティングIDや既に設定してあるミーティングには適用されない。
Webex
=> すでに3日経っており、メールボックスを確認するなどの一般的な対応をしてもメールが届いていないとのことだったので,再度申請した上でinquiries に連絡をお願いした.
=>数時間から数日で登録メールが届きます。システム担当者が手動で行っている作業があるため、発行までの時間にはばらつきがあることを伝えた。
- まずは、ECCSクラウドメールに届くこと、迷惑メールを確認すること、などの一般的なことを確認してください。
- その上で、必要に応じて再度申請の上、inquriesを案内してください。
=>招待された場合には,アカウントの有無にかかわらず会議に参加できるはず。ただし,主催者が入室者の制限をかけていない(アカウントの要求をオンにしていない)場合に限る。
- uteleconのwebexアカウントは、E2E暗号化の会議室を作成するために必要ですが、参加には必要ありません。
=>フォームにアクセスするためには、メールアドレス欄に「10桁ID@utac.u-tokyo.ac.jp」を入力する必要があります。(質問者の方はこれを知らなかったとのことです。)
- フォームへのアクセスには、UTokyo Microsoft Licenseが必要です。10桁ID@utac.u-tokyo.ac.jp を入力した場合でも、UTokyo Microsoft Licenseへの登録が済んでいないと、アクセスができません。
=> 主催者は1人のみであることをお伝えし、参加者の音声の管理を行う方を主催者に、会議の進行を行う方をプレゼンタに設定していただく方法を提案した。
参加者の音声の管理については以下のページをご案内した。
https://help.webex.com/ja-jp/n94aj5j/Mute-or-Unmute-in-Cisco-Webex-Meetings-Suite
=>おそらくできないと伝えた。その上で、参加者の名前を発表順に「1_名前」などと変更することで、検索を容易にすることを提案した。
- Webexには、「主催者」「プレゼンター」「パネリスト」(eventsとtraningだけ)「参加者」という4つの役割があります。
プレゼンターとして指名された人のみがアプリケーション/デスクトップの画面表示やプレゼンテーションを共有できます。ミーティングまたはセッション主催者は、通常ミーティング中はプレゼンターです。( https://help.webex.com/ja-jp/WBX1800/How-Do-I-Pass-the-Presenter-Role-to-an-Attendee-or-Participant )
- プレゼンターの変更は「ボール」をドラッグすることでも可能です。
=>「マイ Webex レポート」から、参加者リストをダウンロードすることを案内した。( https://help.webex.com/ja-jp/47hkcw/View-My-Webex-Reports-on-Your-Cisco-Webex-Site )
また、様々なレポートの出力方法があり、それぞれで出力される情報が異なるため、一度事前にお試しいただくことを勧めた。
=>参加者を退出させた後、ミーティングをロックすることにより、退出させた参加者が再参加できなくなります。
(パーソナル会議室の場合)ロックした場合、遅刻した参加者を招き入れるには、主催者が入室許可を出す必要があります。
(標準のミーティングスケジュールの場合)ロックした場合、ロック解除しない限り遅刻した参加者は参加できません。
* [ロック方法]( https://help.webex.com/ja-jp/vjfafi/Lock-or-Unlock-Your-Cisco-Webex-Personal-Room )
* [参加待ちの人に入室許可を出す]( https://help.webex.com/ja-jp/kcmxs6/Let-Someone-into-Your-Cisco-Webex-Personal-Room )
* [退室させる方法]( https://help.webex.com/ja-jp/WBX30745/How-Do-I-Expel-a-Meeting-Participant )
=> メールアドレスの入力ミスや、メールが迷惑メールに届いているという可能性を提示したが、当てはまらなかった。大学アカウントのログイン画面からでないとパスワードリセットが不可能であるため、 https://utelecon.webex.com/ を開き、右上の「サインイン」から再びパスワードリセットを行ってもらったが、解決しなかった。原因を突き止めることができず、メールによるサポートを案内した。
Microsoft 365 (Office)
=>OneDriveの上限は1TBで拡大は不可能、大量のファイルを共有するつもりならGoogleDriveを使用することを勧めた。
- Microsoft Onedriveで学外者とファイルの共有が可能になります(utelecon)を前提にした質問でした。