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サポーターミーティング(2020年6月9日)

司会：中條
説明：竹内
書記：金子
参加者：サポーターn名

オレンジ色の部分は、ミーティング中に挙げられたコメント等です。

事務連絡

Googleドキュメント

最近の情報更新など

Zoomのアップデート

  • Zoom 5.0.5がリリースされました。
    • New updates for June 2, 2020(Zoom Help Center)(英語)
    • 不具合に遭遇したときに、バージョンを最新版にアップデートすることで解決する場合があるので、最新版を把握しておきましょう。
  • 2020年5月30日以降、Zoomのバージョン5.0未満ではミーティングに参加できなくなっています。
    • Zoom 5.0が登場しました！　

      GCM暗号化がZoomミーティングに対してフルに有効化されるため、2020年5月30日より後に、ミーティングに参加する前に、古いバージョンのZoomクライアントをアップグレードする必要があります。

  • アップデートはアプリケーション右上のアイコン>「アップデートを確認」からできる。Zoomの「ダウンロードセンター」からダウンロードもできる。

Webex「通常サービス」の終了

  • 東京大学で提供しているWebexには「通常サービス」と「安全性追加サービス」がありますが、「通常サービス」の提供は2020年6月8日で終了しました。今後は「安全性追加サービス」をご利用ください。

Webexのアップデート予定

ネットワーク環境支援

  • 教育・研究活動のためのネットワーク環境支援 継続(utelecon)
    • 全学としては3回目の募集となります。締切は6月30日です。
    • 利用できる可能性のある問い合わせがあれば、必要に応じて案内してください。ただし、申し込んでも必ず支援されるわけではないので、案内の仕方に注意してください。

      ​なお、貸出できる機器には限りがあるため、応募多数の場合には、これまで通り授業の受講など全学としての支援の必要性の高い方を優先することとします。

    • その他、所属の学部・研究科独自の支援を行っている場合もあります。併せてご検討ください。（cf. 提供条件その2「研究活動のための利用が主である場合, 研究室, 学科(専攻), 学部(研究科)などから受けられる支援も合わせて調査・検討すること」）

これまでの事例から

Zoom

SafariからZoomのURLに入れない

  • macOSで、SafariでZoomのURLを開くとミーティングに入ることができないが、Google Chromeなどの他のブラウザからは正常にミーティングに入ることができる、という事例が複数報告されています。原因は不明です。
    • Safariのバージョンが古いと発生するという説がある。（未確認）
    • 技術的には、 zoommtg: スキームのURLへ飛ばしてそこからブラウザが（場合によってはOS経由で）アプリを起動しているので、変な事態になる余地は小さい気がするのだが……
    • Windowsの場合はレジストリに登録されている必要があるのでインストールやアップデートでレジストリがおかしくなると関連付けが壊れる可能性は考えられるが、macOSでは /Applications ディレクトリの .app 内の Info.plist を見ているだけらしいので、なおさら壊れる余地は小さい気がする。
    • Safariが何か他のブラウザと違う変な処理をしている？
SafariからZoomのURLに入れない
Mac環境（10.11.6）でZoomのURLをクリックしても「数秒後にアップデートを開始します」と表示されてZoomアプリが開かない。アップデートもできない。Zoomは最新バージョン。
=>ミーティングURLをSafariではなくChromeに入力してみるよう案内した。アプリを正常に開くことができた。
SafariからZoomのURLに入れない
ZoomのURLを入力すると，最新版のインストールを要求され部屋には入れなかった．Zoomは最新のバージョンにアップデート済み．使っているブラウザはSafari
=>Chromeをインストールしてもらい，それで開くことを指示した．
SafariからZoomのURLに入れない
ZoomのURLをクリックすると、ダウンロード云々と表示され、ミーティングに入ることができない。以前は問題なかった。ダウンロードされたものを開くと何かをインストールすることになり、その後「授業はありません」というような表示になる。
=>相談者のPCはMac。ミーティングURLをsafariではなくChromeに入力すると解決することがあった事例から、他のブラウザを試みることにした。safari以外のChromeやFirefoxはインストールされていない様子だった。safariではなくChromeを勧めた。そのあとで、safariでは開けたものがChromeでは開くことができなくなることがあるかを質問された。勤務終了時刻になったため引き継いだ。
前の勤務時間の方から引き継いだ。引き継いだ時点で、過去の事例に基づき、既にchromeのインストールを始めてもらった段階であった。今までURLからZoomのミーティングに参加できていたのに、どうして急にできなくなったのか、という質問をうけ、理由自体は不明であり、safariで出来ない場合にchromeで出来ることがあるという以前の事例に基づき、chromeをインストールしていただいている旨回答した。その後「chromeで解決しそうです」と伝えられ、退室された。最終的に解決したかを確認することは出来なかった。
  • そもそもURLから入れないのが謎なのはおくとして、「「授業はありません」というような表示」というのも謎。

アカウント関係

ライセンスが付かない
ミーティング容量が500にならず困っていた。
=>再度確認したら問題なくlicensedになっていた。（呼び出したタイミングでちょうど解決した。）
招待メールの有効期限
zoomの招待メールの期限がきれた。登録方法はないか。
=>utelecon内にあるzoomアカウントの作成方法のページを案内。その後チャットウィンドウが閉じられたので解決したかは不明。
アカウント作成時に“Consolidate into Account”のボタンがあるメールが届いた
東大教職員の方で、アカウントのアクティベートをしようとzoomにサインアップした際、英語の文章（後述）と「Consolidate into Account」のボタンがあるメールが届いた。このボタンを押せばいいのかわからない。
=>「Consolidate into Account」のボタンを押せばアカウントのアクティベートができると伝えた。

英語文章
The domain associated with your email address has been claimed by UTokyo Zoom. Please consolidate into the existing account or sign up with a new email.

  • 大学の Zoom アカウントの作り方(utelecon)に載っているスクリーンショットとは異なるメールが届くことがある。そうなる条件は不明。
  • このメールアドレスでアカウントを作成するとそれはUTokyo ZoomのアカウントになりますがそれでOKですか、というメッセージ。
  • uteleconの更新が待たれる。

東大ライセンス関係

ウェビナーの時間上限
Zoomプロフィール欄>容量>ウェビナーで数字の隣の?マークをクリックすると「最大500名の閲覧専用参加者に対して時間制限でウェビナーをホストすることができます。」とあるが，上限はどのくらいか。
=>ウェビナーについても通常のミーティングと同じタイムアウト時間、24時間である旨お伝えした。参考情報 https://support.zoom.us/hc/ja/articles/202460676-Will-My-Meeting-Time-Out- [utelecon-questions:201]
ウェビナーの人数上限
ウェビナーは参加者500人の上限を引き上げることは可能か。
=>現状では不可能。通常のZoomミーティングであれば引き上げ可能な場合があるので、必要に応じてinquiriesに問い合わせるよう提案した
学外者を含めた学会の開催
権利的に、東大のzoomアカウントを使って、東大以外の学外者を含めた学会を行うことが可能か。また、その学会をウェビナーで行うのが可能か。
=>[utelecon-questions:280] 授業外での使用について のリンク( https://groups.google.com/a/g.ecc.u-tokyo.ac.jp/forum/#!msg/utelecon-questions-group/EwKtFcHWipQ/xI_SP8DhAQAJ )を紹介し、学生側に対してはこのような回答があることを紹介した。それ以上のことは、utelecon-questionsで質問していただくように案内した。
  • 関係する先生の回答とはいえ、正式な公式見解はまだ出ていないように思われる。uteleconの対応が待たれる。

その他

“Trouble joining?”という表示が出る
‘Trouble joining?’ というメッセージと共に最新版にアップデートしてくださいというメッセージが表示される
=>バージョン判定せず一律に出してるメッセージだそうなので，気にしないでくださいとした．
  • URLからミーティングに参加する場合に、ブラウザ画面の右下に出る。
    • Zoom 5.0未満でミーティングに参加できなくなった5月30日頃から出るようになっている。
    • ブラウザで走っているスクリプトからZoomのバージョンを知る方法はないので、一律に出しているメッセージと考えられる。

Webex

申請をしたがメールが届かない

  • 申請した直後には何のメールも届かない。手動で作成作業が行われた後にメールが届く。かかる時間は申請のタイミングなどによりまちまちの模様。
    • Webex アカウントの作成とログイン(utelecon)

      アカウントは手動で作成しているため，若干時間がかかります．
      アカウントが作成されると，システムからメールが届きます．以下のアクティベーション手順に従って利用を開始してください．

申請をしたがメールが届かない
webexの申請を送ったが、返信が無い。
=>案件としては既出、inquiries案内。
webexの申請を送ったが、返信が無い。
=>**さんからの引き継ぎ。inquiriesの案内をして終了。
申請をしたがメールが届かない
Webexのアカウント申請を1時間ほど前に行ったが、システムからメールが届かない。このまま待てばよいのか確認すべきメールアカウントが間違っているのかわからない。明日の会議で必要。
=>Webexのアカウント発行には手作業のプロセスが含まれるため若干時間がかかる旨（ https://utelecon.github.io/webex/create_utelecon_account ）、手続きのためのメールはECCSクラウドメールと同じメールボックスに届く旨、迷惑メール等も確認してほしい旨などを案内した。
  • 迷惑メールフォルダやプロモーション用の受信トレイなどを確認する、というのは一般的な対応として最初に検討して下さい。

その他アカウント・ライセンス関係

パスワード変更メールが届かない
webexのパスワード変更などのメールが届かない。
=>通常版のapj27.webex.comを利用していたようだったため、安全性追加サービスのutelecon.webex.comに切り替えていただいたが、終了時間になったため**さんに引き継ぎ。
Webexのパスワード再設定方法
=>**さんからの引継ぎ。 https://www.webex.com/ の右上から サインイン>Meeting を選択し、メールアドレスを入力後にutelecon.webex.comを選択する。すると、パスワード入力画面が出るので、その下の「パスワードを忘れた場合」をクリックすることで、パスワードを再設定できる。メールが届かなかった原因は不明(通常アカウントの方のパスワードを再設定しようとした？)。
  • Webexのアカウントには「サイト」という概念がある。
  • 「通常サービス」（3月上旬から利用可能な「UTokyo 90days Cisco Webex サービス」）は"apj27.webex.com"で、「安全性追加サービス」は"utelecon.webex.com"になる。
  • @g.ecc.u-tokyo.ac.jpのメールアドレスでサインインするとドメイン判定でどちらかを選ぶ画面が必ず出る？[要出典]
    • どちらかのアカウントしか作っていない人は、作っていない方のサイトで操作はできない。
    • 両方のアカウントを作っている人は、両方の操作ができる。
  • 6月8日で「通常サービス」は終了したが、この選択画面は今後出なくなるのだろうか？
Webexのend to endミーティングについて（再掲）
Webexのend to endミーティングについて、会議開催者だけでなく参加者もend to endのアカウントを取得する必要があるか。
=>東大のアカウントに限定するオプションはあるが、そのオプションを利用しない場合には会議参加者はアカウントを取得する必要はない。

機能

  • Zoomにミーティングとウェビナーがあるように、Webexには次の4種類があります。
    • Webex Meetings
    • Webex Training
    • Webex Events
    • Webex Support
  • 比較については以下などを参照してください。
  • 細かな機能にさまざまな違いがあるため、複数の種類があることを念頭に置いて対応してください。また、Webexのヘルプなどを参照する場合、どれについて言及したものであるか注意してください。
ブレイクアウトセッションを録画したい
webexのブレイクアウトルームを一括で録画することはできるか。
=>helpに流したところ、webex関連で一次情報がないものはinquiries案内とのコメントを頂いた。退勤時刻だったので**さんに引き継ぎ。
webexのブレークアウトセッションを全て録画することはできるか
=>対応：uteleconやwebexのページ等を探したが該当の情報は見つからず、質問者にはQ&Aを定型文で勧めるに留めた。
ミュートができなかった
Webexでホストになったが、自分をミュートにしようとしたところ、マイク・カメラのアイコンが白くなり、ミュートできなかった。会議中に他参加者から指摘されて再度ミュートを試みたところ、アイコンが赤くなってミュートできた。なぜこのような現象が起きたのか。
=>原因はよく分からないですが、偶発的不具合の可能性はあります。今後再発するようであれば、utelecon-questionsにお問い合わせください。
ミュートボタンがわかりにくい
Webexのミュートボタンがアンミュート時もマイクに斜線が入っていてわかりにくい．そのせいでミュート操作を正しくできず，大事な会議で雑音を入れてしまい他の参加者に迷惑をかけた．なんとかして欲しい．そもそも雑音はなぜ発生するのか．
=>アイコンをすぐに変更することは困難と思われる．参加者一覧リストのミュートアイコンはわかりやすいものになっているのでそちらも参照して欲しい．雑音は周囲の雑音を拾うことや，マイクが何か物に当たったり擦れたりすることによって発生する．アンミュートしていると常に生じるわけではない．
Webexを活用した，学会の運営について
Webex Trainingについて，学内発表会で複数の分科会を立てて、参加者が自由に行き来できるようにしたい。
=>プレゼンターは、「招待せずに他のユーザーにブレイクアウト セッションへの参加を許可」のチェックボックスを有効にすると、参加者を自由に出入りさせることができます。以下の参考リンクのリンク先の、「ブレイクアウト セッションを作成する – 出席者」の項目の手順7をご確認ください。また、プレゼンター以外の参加者は、セッションを退席したり、再参加することができます。詳しくは、以下の参考リンクの「ブレイクアウト セッションから退席および再参加する」の項目をご確認ください。参考リンク (WebEx開発元のCisco社公式) https://help.webex.com/ja-jp/n1qszpw/Present-a-Breakout-Session-in-Cisco-Webex-Training

各分科会のプレゼンターを交代する方法
=>[ブレイクアウト セッション] パネルの参加者リストから、プレゼンターの役割を渡す参加者の名前を選択して、「プレゼンターの指名」を選択すると、プレゼンターを交代することができます。先程の参考リンクの、「プレゼンターの役割を他の参加者に付与する。」の項目をご確認ください。

学内で似たような学会のサポート事例はありますか？
=>聞いたことがないですが、DEIM2020という学会をwebexで開催した時の記録が以下のリンク先にあります。これが参考になるかもしれません。他の不明点はutelecon-questionsにお問い合わせください。DEIM2020: https://github.com/DEIM2020/wiki/blob/master/README.md

  • Webexの種類によって異なる場合があるので、案内の際には注意して下さい。

以下積み残しです。各自目を通していただければと。

ECCSクラウドメール

パスワードを変更してからメールアドレスを変更
G Suite for Educationを有効化するために、パスワードを変更してからメールアドレスを変更したが問題ないか。
=> 回答を書いている途中に、ご自身で実際に試して成功した(問題なかった)と報告された。
Googleドライブでのダウンロード不許可設定の方法（再掲）
Googleドライブでのダウンロード不許可設定の方法が知りたい。
=>ファイル右クリック「共有」、「リンク取得」、「詳細設定」、「閲覧者～のダウンロード～を無効にします」で可能な旨説明した。

Microsoft 365 (Office)

東大のOfficeの利用は無料か
東大のofficeの利用は無料か
=>無料です
  • もちろん大学の包括契約により個人負担なしで提供されているにすぎず、ソフトウェアとしては有償。
  • UTokyo Microsoft License

    提供するサービスおよびソフトウェアに個人の負担を求めませんが、有償のソフトウェアですので以下のような条件を守って使用してください。

UTAS

UTASのカレンダー連携について
UTASのカレンダー連携について、過去にお気に入り登録をしていた履修していない授業の予定まで表示されてしまう。現在ではお気に入り登録も解除しています。
=>リンクをリセットして再登録しても直らないとのこと。UTAS状の仕様の可能性も十分に考えられるので、所属の学務・教務に問い合わせてもらった．
  • UTASの問い合わせ窓口は所属学部・研究科等の学務・教務担当です。
  • UTASのカレンダーは今セメスターに入ってから全般に表示がおかしい気がする。

ITC-LMS

ITC-LMSでウイルスチェックが終わっていないと表示される
今週に入ってから、ITC-LMSでファイルをダウンロードしようとすると、「選択されたファイルはウイルスチェックを完了していません。」という表示が出ることがあります。ダウンロードしても問題ないものでしょうか？
=>「担当教員へ直接連絡してください」と案内しましたが、特定の授業における事象とは限らないと考えられるため、明確な解決策ではありませんでした。オペレーター対応時間を超えたため、utelecon-inquiriesへのご案内をしました。
  • ITC-LMSに関する問い合わせ専用のメールアドレスlms-supportがあります。
  • 5月最終週頃によく出ていた。最近は（ほとんど）出なくなった？

その他

誤って広告をクリックし，意図しないソフトをインストールした（再掲）
Zoomの更新時に，誤って広告をクリックしてしまい，意図しないソフトがインストールされた模様．
=>Google Chromeの拡張機能についての削除、及びコントロールパネルからプログラムのアンインストール画面から確認していただいた。元に戻り、確認もしていただき、解決した。
  • 本当に完全に削除できたという保証はない（それを確かめる手段はない）。
公開日
更新日
編集者
Akira Takeuchi